洽商函的格式

　　1、函的概念、特點(diǎn)

　　函是不隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。

　　函作為公文中唯一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上比較靈活，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間、不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，而且還可以向上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，還可以向有關(guān)有管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)事項(xiàng)；向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問具體事項(xiàng)，也還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或請(qǐng)示批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正，不過這種情況并不多見。

　　函具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

　　⑴溝通性。函對(duì)于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示著平行文種的功能，這是其它公文所不具備的特點(diǎn)。

　�、旗`活性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活。除了國(guó)家高級(jí)機(jī)關(guān)的重要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其它一般函，比較靈活自便�？梢园凑展�文的格式及行文要求辦，也可以不完全按照公文的格式及行文要求辦；可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號(hào)，甚至可以不擬標(biāo)題。

　�、菃我恍�。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項(xiàng)。

　　2、函的分類

　　函可以從不同角度分類：

　　按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位較為正式和公務(wù)活動(dòng)往來(lái)；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。

　　按發(fā)函的目的分，可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出公務(wù)事項(xiàng)所發(fā)的函；復(fù)函則是回復(fù)對(duì)方詢問所發(fā)的函。

　　另外從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函、征求意見函、催辦事宜函、請(qǐng)求批準(zhǔn)函、答復(fù)事宜函、報(bào)送材料函，等等。

　　3、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

　　由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性，茲不一一列述。這里主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法，其他類別的函可以比照來(lái)寫。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。各部分的格式、項(xiàng)目?jī)?nèi)容和寫法如下：

　�、攀撞�。發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

　　①標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。

　�、诎l(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字后加“函”字、年份和序號(hào)構(gòu)成，如“國(guó)辦函〔1994〕103號(hào)”。

　　③主送機(jī)關(guān)。即受文單位，寫明全稱，后面用冒號(hào)。

　�、普�文。這是公函的主體部分。主要包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三項(xiàng)內(nèi)容。

　　①緣由。概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)問題函復(fù)如下：”等過渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。

　�、谑马�(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)，要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

　　有的公函，事項(xiàng)涉及的內(nèi)容比較多，也可以分類列明。

　�、劢Y(jié)語(yǔ)。一般根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。

　�、俏膊�。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

　　署名寫上機(jī)關(guān)單位名稱，并加蓋公章；成文時(shí)間寫明年、月、日期。

　　4、撰寫函件應(yīng)注意的問題

　　首先，要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。特別是平行機(jī)關(guān)之間的行文，一定要注意語(yǔ)氣平和有禮貌，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維，謹(jǐn)小慎微。至于復(fù)函，要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。

　　其次，函也有關(guān)于時(shí)效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。不少單位在處理函件時(shí)，誤以為它的時(shí)效性不很強(qiáng)，于是就拖辦或者緩辦，有的甚至不辦，這樣勢(shì)必會(huì)給工作造成一定損失。所以，函雖然不像“命令”、“指示”等文種那樣具有權(quán)威性，但它畢竟是公務(wù)活動(dòng)中不可或缺的文種，我們應(yīng)該像對(duì)待其它公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。

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