關于上市企業(yè)電子檔案管理存在問題和解決措施

　　企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，它客觀地記述和反映了企業(yè)在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中的全部內容。隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用，然而，目前的上市企業(yè)檔案管理工作，卻存在著許多需要研究和解決的問題。

　　一、當前上市企業(yè)檔案管理存在的問題

　　1、公司重業(yè)務輕管理的現象普遍存在，不少企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對于行政事業(yè)單位，上市企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。沒有認識到上市企業(yè)在實際操作中，企業(yè)產權制度的改革必然引發(fā)企業(yè)重視固定資產、流動資產、債權債務等有形資產的評估，而對企業(yè)品牌、商標、專利、生產技術等無形資產則少有涉及，對真實記錄和反映這些無形資產的檔案及其價值，在資產評估中多數沒有作為一項內容來認真對待，認識不到這些無形資產既是深入企業(yè)產權制度改革的依據，又是解決后來企業(yè)產生產權糾紛的原始憑據。這就給上市企業(yè)檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來不少新問題。

　　2、企業(yè)沒有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡單的收集、分類，人員的責任心不強，專業(yè)心不高；沒有專門的庫房，庫房安全性較差，或兼作檔案室。據不完全統(tǒng)計，目前，我國共有上市企業(yè)近兩千，其中，20%的上市企業(yè)無專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業(yè)未建檔案室。

　　3、沒有建立切實可行的企業(yè)檔案管理辦法。制度不合理，企業(yè)檔案管理制度形同虛設的現象屢見不鮮；有一家上市企業(yè)，各業(yè)務部門檔案工作開展根本沒有形成制度。這一問題主要表現在以下幾個方面：一是業(yè)務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是在日�；顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業(yè)務部門研究人員對企業(yè)的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。

　　4、各企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，嚴重增加了經營成本。

　　5、企業(yè)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強。例如：有存在隨意涂改現象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。

　　6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領導不夠重視，沒有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。

　　7、企業(yè)檔案管理的技術手段跟不上形勢發(fā)展的需要。從表面上看，以上問題是一個企業(yè)的檔案管理混亂。實際上是給企業(yè)利用檔案管理薄弱之機，進行違法、違規(guī)經營制造條件。例如：個別機構就利用檔案管理薄弱的機會披露虛假信息。還有的企業(yè)在經營中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現象，都與檔案管理不規(guī)范有關。這些已經給我們敲響了警鐘。可見，加強上市企業(yè)檔案管理，維護檔案的嚴肅性是規(guī)范企業(yè)經營行為的有效手段。內部控制是上市企業(yè)風險防范的第一道防線，只有切實提高企業(yè)內部控制水平才能從根本上防范化解企業(yè)的經營風險。上市企業(yè)檔案管理的好壞是企業(yè)內控水平好壞的直接體現。從一個企業(yè)的檔案管理情況可以從一個側面反映企業(yè)的內控管理水平。也就是說，加強企業(yè)檔案管理，可以使企業(yè)建立風險事前防范、事中控制、事后監(jiān)督及糾正的動態(tài)過程和機制，有助于為防范化解企業(yè)風險提供根本保證。

　　二、規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的有效措施

　　1、提高企業(yè)檔案管理意識

　　在文件、圖紙、資料等轉化為檔案工作者的活勞動和物化勞動過程中，企業(yè)進行了大量人力、物力的投資。但是在企業(yè)產權改革中，有些地方對企業(yè)檔案管理流于形式，存在著管理不善，使檔案資產的開發(fā)利用效益沒有充分發(fā)揮出來。沒有認識到檔案作為有形資產和無形資產的原始憑證和記錄，其本身就是企業(yè)資產的組成部分。具體對策：檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介企業(yè)檔案管理工作，引起領導的極大關注，贏得社會各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進創(chuàng)設良好的氛圍。

　　2、解決檔案的歸屬問題

　　目前，不少大中型企業(yè)在建立現代企業(yè)制度中，由于產權出資主體的多元化，如國家股、法人股、個人股及外資股等對資產的共有權，也就是說，多元化的投資主體對企業(yè)檔案同樣存在一種資源共享權，企業(yè)產權雖然出售了，但企業(yè)檔案資產歸誰所有，由誰管理的問題至今尚無明確規(guī)定。這一問題在破產企業(yè)拍

　　賣中，表現尤為突出。具體對策：檔案部門應轉換機制，轉變職能打破原有管理模式，強化檔案工作的現代化管理；建立健全上市企業(yè)的資產管理體系。即企業(yè)改組為股份制公司后形成的檔案，由過去單一的歸國家所有，變?yōu)榛旌闲偷乃�有制形式。國家控股的股份企業(yè)，檔案資產的所有權以國有為主體；國有企業(yè)進行股份制改組前后形成的檔案應分別構成全宗。

　　3、拓寬歸檔范圍

　　目前不少企業(yè)依舊按原來工業(yè)企業(yè)十大分類規(guī)定的內容來制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現代企業(yè)制度歸檔工作的新要求，沒有及時將企業(yè)在產權制度改革中進行資產評估、產權界定、行使、交易、保護等活動中產生的檔案及時收集整理，歸檔立卷，認識不到這些無形資產既是深入企業(yè)產權制度改革的依據，又是解決后來企業(yè)產生產權糾紛的原始憑據。針對這些問題，檔案部門應擴大歸檔范圍，增加歸檔內容，增加股份制企業(yè)檔案部門庫存種類的信息。

　　4、控制檔案流失

　　在企業(yè)改革過程中，由于檔案資產觀念淡薄，管理不善，導致國有檔案資產流失現象時有發(fā)生，有的未經申報評估就將檔案資產無償轉讓，有的雖然評估，卻忽視其收益的市場價值，只重視檔案資產的賬面成本價格，造成價值低估等現象。具體對策：組建檔案資產評估機構。不僅要把檔案資產作為企業(yè)有形資產和無形資產價值評估中的原始憑證，更要包括對檔案資產自身價值的評估，從而使企業(yè)和國家的權益不受影響，杜絕國有資產的流失。檔案資產評估具有專業(yè)性、特殊性、復雜性等特點，必須組建專門的檔案資產評估機構。

　　任何的管理都會存在漏洞、存在問題，這是不可避免的，但我們可以選擇忽視問題，還是面對解決問題。以上規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的措施，是一種較為全面概括的方法，具體企業(yè)在針對自身情況在落實以上措施的時候，需要靈活運用。

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