辦公軟件類

Office篇 　　和Office 2010相比，Office 2013除具有更快的啟動速度外，在若干方面還進行了改進，并增加了若干新功能，而正是這些新功能，誘惑眾多用戶爭先恐后地奔向它的懷抱。同樣，也正是由于這種一味追新的盲奔，使得后期使用過它的不少用戶，轉(zhuǎn)而又換回了先前版本。歷史似乎再次證明：最新的未必是最好的，最好的，其實始終是最適合你的那一個。 　　OK，費話少說，接下來我們將進入正題，看看Office 2013究竟有哪些新功能在誘惑你匯聚到它的麾下，這些新功能，是否會真如你所預期的那樣，為你以后的工作、學習、生活帶來便利？ 　　與SkyDrive無縫結(jié)合 　　協(xié)同辦公能力增強 　　將文檔保存在SkyDrive的功能，實際上在Office 2010和2007版本上就已提供。不過其時該功能不是整合在“保存”菜單中，而是隱藏在“共享”菜單中而已（圖1）。Office 2013進一步加強了其應用范圍。主要表現(xiàn)無非是以下三點： 　　首先是SkyDrive直接與用戶賬號掛鉤（如果用戶以Live系統(tǒng)賬號登錄，且該賬號已經(jīng)開通SkyDrive的話，Office 2013啟動后，會直接以該賬號登錄SkyDrive），用戶可方便地將文件保存到自己的SkyDrive網(wǎng)盤中，省去了手工登錄的麻煩（圖2）。 　　其次是最近打開的Sky Drive文檔會顯示在Word、Excel等各組件的“最近使用的文檔”菜單中，而且更為便捷的是，如果你在其他PC以SkyDrive登錄Office 2013，那么這些最近打開的文檔仍將出現(xiàn)，方便即時調(diào)用。 　　還有就是將文件保存到SkyDrive后，用戶可享受到極其便捷的協(xié)同辦公服務。利用它，任何用戶都可以通過選擇“文件→共享”，然后輸入對方的SkyDrive賬號的方式，輕松地邀請同事或朋友參與到文檔的編輯中來。而受邀請的用戶，甚至不需要在自己的PC中安裝Office 2013，就可借助SkyDrive和Office 365等任意一種微軟服務，來完成相應的操作。 　　在安裝了Windows 8.1系統(tǒng)的PC中，你可以像使用本地磁盤一樣，輕松地通過進入資源管理器中的SkyDrive項查看保存在其中的文件，并對其進行復制、刪除等管理。 　　適用范圍及不足探討 　　顯然，Office 2013內(nèi)置的SkyDrive功能，在很大程度上解決了用戶將文檔快速保存到網(wǎng)盤中的需求。要想最大限度地暢享該功能所帶來的便捷，必須具備幾個前提： 　　首先，系統(tǒng)最好為Windows 8.1，否則，SkyDrive將與系統(tǒng)脫離，管理起來不便。 　　再有就是你所能接觸的PC，最好也安裝Office 2013，不然，最近使用的SkyDrive文檔會再現(xiàn)在組件菜單中的便利將隨風消散。 　　此外，你必須是SkyDrive用戶，而且有足夠的耐心，能夠忍受因其服務器在國外而帶來的訪問速度緩慢的折磨。 　　當然以上這些必須保證你是單位辦公用戶，經(jīng)常需要其提供的協(xié)同編輯功能。否則，你完全可以無視該功能的存在，因為即使你是Office 2003 用戶，也可以通過使用某些國產(chǎn)網(wǎng)盤（如快盤和酷盤等），來達到在不同PC間快速同步文檔的目的。 　　Word可編輯PDF文檔 　　及插入網(wǎng)絡多媒體 　　安裝Office 2013后，在資源管理器中右擊任意一個PDF文檔，選擇“打開方式→選擇默認程序”，然后在出現(xiàn)的程序列表中選擇“Word（桌面）”，即可將Word 2013設置為打開PDF文件的默認方式。以后，我們只要雙擊PDF文檔，系統(tǒng)就會默認使用Word打開它（圖3），然后按照個人的意愿進行查看、編輯并另存為Word文檔即可。 　　同樣，在Word中，我們也可根據(jù)自己的需要，插入來自Flickr、YouTube、Office.com、SkyDriver和由Bing搜索得到的圖片和視頻。而且以后如果我們要瀏覽這些視頻，只需在Word中雙擊它即可令其播放（無法播放的朋友，可進入http：//office.microsoft.com/en-us/word-help/what-to-do-if-a-video-wont-play-HA102919722.aspx頁面，按提示下載安裝Silverlight或Flash插件）。 　　不過，如果你因此而覺得Word這兩大功能就真的完美無瑕就錯了。因為就其實用性而言，這兩大功能都有可商榷的地方。 　　先說PDF文檔的閱讀和編輯功能，該功能雖然方便，但就目前來看，無論是其閱讀效果還是編輯效果都有很大缺陷。比如在閱讀方面，它的舒適度遠不如福昕閱讀器等專業(yè)工具，而且在瀏覽的過程中，經(jīng)常會將漢字識別成亂碼（圖4）。在編輯方面，它則不支持由幻燈片轉(zhuǎn)換的PDF文件（用Word打開后，只能得到一幅圖片，無法對其中的文件進行修改）。所以，如果你經(jīng)常要閱讀和編輯PDF文檔，那么除了在Word 2013之外，再安裝一款專業(yè)的閱讀和編輯工具，別無他法。 　　接下來，再說一下在文檔中插入多媒體功能。 　　和早期的我們可在Word 2010及更早版本中，通過插入文件所在的網(wǎng)址來達到目的的方式相比，Office 2013的該功能，其實只是讓我們繞過了進入網(wǎng)站才能播放這一個簡單步驟。同時，它對多媒體來源進行了限制，即只允許來自Office.com、SkyDriver和Bing搜索的結(jié)果（圖5）。這就意味著，要想使用該功能，我們必須成為這些服務的Bing忠實用戶才行。 　　Excel可自動填充及數(shù)據(jù)智能分析功能 　　Excel 2013增加了自動填充、拆分和合并單元格，以及可智能分析數(shù)據(jù)功能。利用前者，可快速實現(xiàn)很多操作，比如將幾列中的數(shù)據(jù)自動合并成一列，或從某列中拆分出相應信息形成單獨列，以及將先前單元格中的公式瞬間應用到所選定的單元格中等。而利用后者，則可在瞬間對當前選定的數(shù)據(jù)進行圖表、匯總和格式等分析。 　　如果這樣說你還不太明白，那么下面我們就通過一個實例，對這兩個功能做個簡單解釋。 　　在一次審核全校的考試成績時，校長要求小李將成績報表中的姓、名兩列合并成一列，同時用某種方式突出成績?yōu)?0分及以下的單元格，以便他能及時了解學生的瘸科情況。利用Office 2013提供的這兩大功能，小李可在瞬間完成相應的操作。 　　首先，在姓、名列后，增加一個“姓名”列，然后在其中的前三個單元格中，輸入對應的學生姓名，然后切換到“數(shù)據(jù)”標簽，單擊“數(shù)據(jù)工具”工具欄中的“快速填充”按鈕，相應的合并工作就完成了（圖6）。 　　然后，在成績表格中，選中各科成績所在的單元格并右擊，選擇“快速分析”，打開相應的對話框，切換到“格式”標簽，單擊“大于”按鈕打開“大于”對話框�！盀榇笥谝韵轮档膯卧�格設置格式”文本框中，設置數(shù)值為60，然后單擊“設置為”項右側(cè)的下拉箭頭，在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇一種自己喜歡的標注方式（如用色塊填充單元格或賦予文字以不同顏色等（圖7），確認后，所選區(qū)域所有大于60的數(shù)值即會被標注上指定的格式。相反，由于所有等于或小于60的區(qū)域未被標注，所以最后也就會被輕松地查看到了。 　　常跟Excel打交道的專業(yè)人士：★★★★★ 　　只用于家庭記賬的普通用戶：★☆☆☆☆ 　　PPT中的一鍵更換 　　及聯(lián)機演示功能 　　無論是知識講解、產(chǎn)品介紹還是企業(yè)規(guī)劃，用PowerPoint將相關的知識點和產(chǎn)品特性做成幻燈片進行演示，都是最直觀有效的方法。這也就從一定程度上，決定了PowerPoint的使用人群多限于教師、企事業(yè)單位的相關人員。所以想憑該組件來確定自己是否需要升級的朋友，也多限于這兩大群體。 　　PowerPoint新增的功能包括：一鍵更換主題、視頻細節(jié)可調(diào)整及聯(lián)機演示等功能。應該說，單就實用角度而言，這三大功能對PowerPoint 2013的使用群體有一定的誘惑力。 　　比如借助一鍵更換功能，可以在瞬間為當前的幻燈片換上新的顏色、字體、效果、布局、文本屬性、段落屬性、設計元素、照片和紋理等（PowerPoint 2013內(nèi)置了11種主題，方便用戶因需選擇），這樣，當遇到某幻燈片需要在同一場合反復演示時，就不會因界面一成不變而變得陳舊，在客戶或?qū)W生心中失去新鮮感（圖8）。 　　而視頻可調(diào)節(jié)功能，則允許我們對視頻的尺寸、封面等細節(jié)進行調(diào)整，或者為其加上相框和濾鏡，以便獲得最佳的表達效果（圖9）。和以前版本相比，PowerPoint 2013內(nèi)置了更多的解碼器，我們無需為MP4、MOV、H.264和AAC等格式音視頻文件安裝相應的編碼器，便能在PowerPoint中輕松地播放它們，相當方便。 　　至于說到聯(lián)機演示功能，筆者一向固執(zhí)地認為，這應該是PowerPoint 2013最實用的新增功能。該功能的亮點在于，它允許用戶通過依次選擇“文件→共享→聯(lián)機演示”（圖10），將當前打開的文檔，通過超鏈接發(fā)送給其他人查看，而查看的用戶不需要在自己的電腦上安裝PowerPoint或任何其他產(chǎn)品，即可在瀏覽器上完成整個瀏覽過程。 　　WPS篇 　　作為一款老牌的國產(chǎn)工具，WPS因其操作習慣與支持的文件格式與Office都十分類似，此外還擁有一些符合國人需求的功能，一直受到眾多用戶的青睞。目前，該工具的最新版本為2013，和2012相比，新版本的改進主要體現(xiàn)在細節(jié)方面，如：改變了Logo和UI、增加了右邊欄等，同時，對于一些原有功能進行了增刪，比如增加了輕辦公和將文檔內(nèi)容以截圖的形式發(fā)送到微博，刪除了將文件直接保存到快盤功能等。那么，它的這些改進能否引發(fā)用戶的升級熱情，一切盡在分析中。 　　變化1：取消快盤并增加了輕辦公功能 　　輕辦公是WPS 2013重點推薦功能。它專門為辦公人士而設計，可以讓一個圈子里的人自由修改同一份文檔（圖11）。其作用類似于Office 中的協(xié)同辦公，只是和Office不同的是，它除了同時支持PC和Android設備無縫對接外，還支持用戶以QQ、微博和金山賬號等三種登錄方式，登錄方式較為廣泛。 　　此外，還有一點值得一提的是，WPS輕辦公的存儲空間是獨立的，不像WPS文件保險箱那樣將文件存儲在金山快盤里。這樣用戶在登錄輕辦公之后，無需手工操作，便能將文件自動地保存在輕辦公的存儲空間里，這一點，也是它不同于快盤的地方，因為在快盤中，我們需要手工選擇，才能將文件保存到其中。 　　變化2：可將文檔內(nèi)容截成圖片發(fā)送到微博 　　在WPS 2013中切換到“辦公空間”標簽，單擊“長微博”項右側(cè)的下拉箭頭，然后在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇“分享到微博”，WPS微博轉(zhuǎn)換工具即可將頁面的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為圖片，在出現(xiàn)的頁面中單擊“分享到微博”或“分享到騰訊微博”按鈕（圖13），然后用相應的微博賬戶登錄，即可將該圖片分享到新浪微博或騰訊微博中。

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