學(xué)校辦公室管理制度(2)

　　五、備注

　　(1) 部門會議是個(gè)部門內(nèi)部學(xué)習(xí)和研究、布置、交流工作的主要形式，由部門負(fù)責(zé)人主持與召集，每月不少于兩次。

　　(2)各部門學(xué)期(學(xué)年)工作計(jì)劃在每學(xué)期(學(xué)年)開學(xué)后一周內(nèi)交辦公室，各部門的學(xué)期(學(xué)年)工作小結(jié)(總結(jié))應(yīng)在學(xué)期(學(xué)年)結(jié)束前l(fā)0天內(nèi)交辦公室匯總，由辦公室綜合整理，作為學(xué)校學(xué)期(學(xué)年)工作計(jì)劃、總結(jié)、大事記的附樣歸檔。

　　(3)會議記錄樣式

　　會議紀(jì)要

會議召開時(shí)間   會議地點(diǎn)   會議主持人   會議記錄人   會議主題   會議參加對象   會議內(nèi)容紀(jì)要     備注  

　　六、會議室使用管理。

　　1、會議室的使用原則上由校長辦公室統(tǒng)一安排和協(xié)調(diào)。

　　2、各部門使用會議室，至少提前1天向校長辦公室書面申請，填寫“會議安排單”(包括開會時(shí)間、主辦單位、會議內(nèi)容、會場布置要求、費(fèi)用情況等)。并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。

　　3、會場布置要求包括

　　(1)會場的標(biāo)語——部門召開應(yīng)該自行準(zhǔn)備，學(xué)校校級層面標(biāo)語由辦公室落實(shí)

　　(2)車輛接送——一般區(qū)級以上的活動(dòng)，學(xué)�？砂才跑囕v。教研活動(dòng)學(xué)校不安排。

　　(3)接待茶水等——教育系統(tǒng)以上的活動(dòng)，或者是部門的年終總結(jié)交流大會可以申請茶水和水果。

　　(4)就餐——如果大型活動(dòng)持續(xù)半天以上，需要涉及到中午午餐，就餐的級別、就餐的人數(shù)，需要提前告知辦公室。

　　(5)攝影、攝像——原則上由會議申請部門自行解決。

　　3、各部門使用會議室應(yīng)愛護(hù)各類設(shè)施，如有損壞，照價(jià)賠償。做好會議室的保潔工作。

　　附：會議安排單

　　填寫日期： 年 月 日

會議時(shí)間   召開部門   會議內(nèi)容   擬用會議室  小會議室（  ）三樓會議室（  ）五樓活動(dòng)室（  ） 會場布置要求     確認(rèn)簽字  

　　文件閱讀暫行規(guī)定

　　一、為了文件傳閱迅速，不拖延，不積壓，提高工作效率，一般文件從送閱到閱畢不得超過一個(gè)星期，校領(lǐng)導(dǎo)和各部門閱文完畢后應(yīng)及時(shí)交回校長辦公室，不得擅自橫傳，擅自把文件直接傳給其它部門或個(gè)人。

　　二、保持文件的完整性，請不要抽出卷內(nèi)文件和文件附件。因工作需要需繼續(xù)使用文件時(shí)，須向校長辦公室說明。

　　三、文件一律不得帶到公共場所，所載內(nèi)容不得擅自翻印和擴(kuò)大閱讀范圍。確因工作需要需翻印文件，一般文件須經(jīng)校長辦公室同意，如有違犯者或丟失文件者，對當(dāng)事人要按有關(guān)制度嚴(yán)肅處理，并追究主要負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

　　四、嚴(yán)格遵守保密規(guī)則，不得隨意泄漏文件內(nèi)容。

　　五、學(xué)校指定專人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳閱、管理。文件的簽收和歸還由專人負(fù)責(zé)，不準(zhǔn)交予其它無關(guān)人員代辦。

　　六、閱文人閱文后要在《文件傳閱單》上規(guī)定位置簽署名字或意見。簽閱文件要使用藍(lán)、黑色墨水的鋼筆或毛筆，不能使用紅色筆、鉛筆。

　　附：文件傳閱處理單

序號   來文機(jī)關(guān)   來文                號 文目摘稱   領(lǐng) 導(dǎo) 閱 示         閱 件 簽 名             承 辦 情 況   備注 材料是否齊備（      ）是否歸檔（     ）是否需要上網(wǎng)公示（     ） 請各部門根據(jù)相關(guān)文件處理結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)文件和處理情況材料歸檔到校長辦公室。                

　　校長辦公室保密制度

　　一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》，切實(shí)做好公文、通信、涉外、科技工作、辦公自動(dòng)化以及會議的保密工作。

　　二、不該說的秘密，不說;不該問的秘密，不問;不該看的秘密，不看;不該記錄的秘密，不記錄。

　　三、不在非保密記錄本上記錄秘密事項(xiàng);不在非秘密的地方存放秘密文件和資料;不在公共場所和親朋面前談?wù)撁孛堋?/p>

　　四、不用普通電話、普通函件傳達(dá)秘密事項(xiàng)。

　　五、不得隨意復(fù)印秘密材料和擴(kuò)大涉密范圍，如有確需復(fù)印的文件、材料，應(yīng)征得上級有關(guān)部門同意后方可復(fù)印。

　　六、每學(xué)期末要對涉密文件及材料進(jìn)行全面清理，并做好后期的處理工作。

　　七、對違反保密制度的人員要視其情節(jié)，追究責(zé)任。

　　辦公信息網(wǎng)收發(fā)文管理暫行規(guī)定

　　一、為加強(qiáng)和規(guī)范辦公信息網(wǎng)收發(fā)文管理，提高辦公效率，特制定本規(guī)定。

　　二、學(xué)校指派專人(信息員)負(fù)責(zé)本單位在辦公信息網(wǎng)上的文件收發(fā)，并做好收文的歸檔和網(wǎng)上回執(zhí)。

　　三、信息員必須管理好辦公信息網(wǎng)的帳號和密碼，嚴(yán)格遵守保密制度。

　　四、辦公信息網(wǎng)上文件的收發(fā)由校長辦公室集中統(tǒng)一管理。各部門上報(bào)學(xué)校的通知、請示、報(bào)告、申請等公文，必須告知校長辦公室，由校長辦公室負(fù)責(zé)處理。

　　五、學(xué)校印發(fā)的通知等將不再使用紙質(zhì)文檔(除重要文件外)，通過校園網(wǎng)、行政網(wǎng)等傳送，請教工注意網(wǎng)上查閱。

　　六、辦公信息網(wǎng)的具體使用和操作由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。

　　文件傳閱登記單

序號   來文機(jī)關(guān)   來文                     號 文目摘稱   承 辦 部 門   注備 工作是否處理結(jié)束（      ）是否歸檔（      ）是否需要上網(wǎng)公示（     ）              

　　文件收發(fā)流程：

　　1、文件收取——〉分類保存電子稿

　　(保存類型：紅頭文件、黨政干部會議通知、需上交表格或反饋信息的文件)

　　——〉分類打印文字稿

　　——〉校長室審閱重要文件、批示

　　——〉相關(guān)部門執(zhí)行文件規(guī)定

　　——〉處理結(jié)束上交有關(guān)材料

　　2、文件反饋——〉有關(guān)部門根據(jù)文件處理

　　——〉電子稿到校長室集中反饋。(特殊文件除外)

　　校章使用管理規(guī)定

　　一、印章管理

　　1.校級各類由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)保管。

　　2.各部門的印章，必須由專人管理，規(guī)范使用。印章應(yīng)加鎖存放，印章管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)守崗位，確保印章安全。

　　3.印章應(yīng)及時(shí)清洗，勤添印油，確保印章經(jīng)久耐用、用印清晰。

　　4.使用印章必須按照規(guī)定辦理，每次用印要進(jìn)行登記。

　　5.蓋印時(shí)應(yīng)注意位置恰當(dāng)，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰。

　　6.文件或材料的落款單位，必須與印章一致，否則不能用印。

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