某公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制問題研究

某公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制問題研究

怎樣完備內(nèi)控的設(shè)置且得到完全實(shí)行落實(shí)，是近代社會(huì)企業(yè)管理研究的最主要問題之一，對(duì)企業(yè)影響最大的是審查企業(yè)內(nèi)控的風(fēng)險(xiǎn)管理。在外國一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較高的國家里，很大一部分企業(yè)對(duì)內(nèi)控都很看中，并擁有計(jì)劃和實(shí)行一套完備的內(nèi)控制度的水平。內(nèi)控的計(jì)劃措施約束了企業(yè)各種業(yè)務(wù)的實(shí)施運(yùn)作，企業(yè)的全體員工認(rèn)清了自己的工作職責(zé)和要求，讓員工貪污舞弊的機(jī)會(huì)較少，企業(yè)業(yè)務(wù)很少出現(xiàn)糟糕的混亂局面。在中國，因?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展得很晚，企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)展的腳步之快使國家體制制度和產(chǎn)權(quán)制度趕不上，還有國民素質(zhì)也滿足不了現(xiàn)實(shí)社會(huì)的需求，同時(shí)也滿足不了人對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)展的要求，很難滿足資本市場(chǎng)和社會(huì)的監(jiān)管制度，企業(yè)不規(guī)范運(yùn)行的事情時(shí)常發(fā)生，不單對(duì)企業(yè)的發(fā)展不利，也對(duì)社會(huì)的發(fā)展不利。所以，對(duì)規(guī)范內(nèi)部控制的計(jì)劃措施意義是非常重大的。

1北京市上市公司購貨環(huán)節(jié)內(nèi)控現(xiàn)狀分析

1.1北京市上市公司購貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的基本理論 根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的解釋，“內(nèi)部控制是指企業(yè)的董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層及全體員工進(jìn)行實(shí)行的、目的在于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的過程”。 關(guān)于內(nèi)控，很多機(jī)構(gòu)、學(xué)者都進(jìn)行過相關(guān)研究，因?yàn)檠芯康暮蛣?dòng)因不盡相同，對(duì)內(nèi)控的認(rèn)知也存在著差異。但關(guān)于內(nèi)控的起源和發(fā)展歷程，卻有著相同的認(rèn)識(shí)和理解，廣泛認(rèn)為內(nèi)控的演進(jìn)過程大概可分為5個(gè)緊密聯(lián)系的發(fā)展階段。內(nèi)控的含義也跟著它的不斷發(fā)展展現(xiàn)出更加豐富的內(nèi)容及特點(diǎn)。 購貨，是指購置物資（或接受勞務(wù)）、支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。購貨環(huán)節(jié)是公司生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)的起點(diǎn)，是公司“實(shí)物流”的重要構(gòu)成部分，同時(shí)又和“資金流”息息相關(guān)。公司購貨業(yè)務(wù)涉及請(qǐng)購、審批、供應(yīng)商的選擇、物資質(zhì)量和價(jià)錢、購貨合同的訂立、驗(yàn)收和支付等環(huán)節(jié)，有差錯(cuò)和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)非常大，決定了公司的生存及可持續(xù)性發(fā)展。企業(yè)應(yīng)按照《企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用指引第7號(hào)—購貨業(yè)務(wù)》的相關(guān)規(guī)定，梳理購貨的流程。表明購貨業(yè)務(wù)關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、提出有針對(duì)性的相關(guān)控制措施。

1.2北京市上市公司概況 通過了解北京地區(qū)上市公司的概況，整理出如下表格。可以清楚的看到北京地區(qū)上市公司的情況。 表1—1 2016年北京地區(qū)上市公司數(shù)目與總市值情況介紹（A股市場(chǎng)） 上市公司數(shù)目總市值 上市公司數(shù)目占全國的比重（%） 總市值（億元） 比例（%） 轄區(qū)概況 278 9.29% 128,322.81 24.19% 截至2016年11月30日，北京轄區(qū)一共有278家上市公司，占全國2992家A股上市公司的9.29%，排名在第二位；北京轄區(qū)的上市公司總股本為23192.09億股，占A股上市公司總股本的41.79%；總市值為128322.81億元，占A股上市公司總市值的24.19%。 表1—2 北京轄區(qū)的278家上市公司中權(quán)屬分布 A

股公司 A+H公司 A＋B公司 252 25 1 90.65% 8.99% 0.36% 在北京轄區(qū)的278家上市公司中，A股公司有252家、A+H公司有25家、A＋B公司有1家。其中，央屬公司有92家、市屬公司有33家、民營公司有148家、外地的國資委控股的公司有3家、其他類型公司有2家。 表1—3 北京轄區(qū)的278家上市公司中權(quán)屬分布 主板公司中小板公司創(chuàng)業(yè)板公司 146 47 85 52.52% 16.91% 30.58% 北京轄區(qū)內(nèi)的主板公司有146家、中小板公司有47家、創(chuàng)業(yè)板公司有85家。主板公司的總股本為22264.08億股、總市值為109594.39億元，它們分別占全國主板公司的48.14%和29.64%；中小板公司的總股本為382.62億股、總市值為7078.31億元，它們分別占全國中小板公司的6.04%和6.99%；創(chuàng)業(yè)板公司的總股本為545.39億股、總市值為11650.11億元，它們分別占全國創(chuàng)業(yè)板公司的20.86%和20.47%。

1.3北京市上市公司購貨環(huán)節(jié)內(nèi)控的建設(shè)現(xiàn)狀—以M公司為例 主要以M公司為例，對(duì)該公司購貨環(huán)節(jié)內(nèi)控環(huán)境現(xiàn)狀、內(nèi)控活動(dòng)現(xiàn)狀、內(nèi)控信息和溝通現(xiàn)狀進(jìn)行分析。M 公司是國家高新技術(shù)企業(yè)，擁有近百種產(chǎn)品，橫跨營養(yǎng)保健食品、美容護(hù)膚用品、日用護(hù)理用品和家居用品四大類別，而且是一個(gè)擁有國企背景上市集團(tuán)旗下的子公司，M公司成立于 1995年，在北京市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)注冊(cè)。M公司專門致力于健康產(chǎn)業(yè)，在中國范圍內(nèi)，根據(jù)國人體質(zhì)研發(fā)、全球采集優(yōu)質(zhì)的原料、科學(xué)配方鍛造金牌品質(zhì)。公司擁有營養(yǎng)保健食品、美容護(hù)膚、日用護(hù)理和健康家居等一系列的健康產(chǎn)品。該系列產(chǎn)品已普遍應(yīng)用于：預(yù)防與治療疾病、營養(yǎng)療法、養(yǎng)生、美容、化妝等多種范圍，銷售網(wǎng)絡(luò)遍布世界各地。 M公司處于整個(gè)健康行業(yè)的上升期，企業(yè)發(fā)展、盈利擁有較大的市場(chǎng)空間，企業(yè)在發(fā)展的同時(shí)也面對(duì)著市場(chǎng)的十分激烈的競(jìng)爭(zhēng)。空氣的污染，水質(zhì)的污染，食品安全問題，不良的生活習(xí)慣都是導(dǎo)致人類引發(fā)疾病的重要因素。因此，健康產(chǎn)品市場(chǎng)需求量大，隨著時(shí)代的發(fā)展，目前健康產(chǎn)業(yè)正處在行業(yè)的上升期。

1.3.1內(nèi)部控制環(huán)境現(xiàn)狀

（1）公司治理 依據(jù)《公司法》等法律法規(guī)的要求M公司制定了適合企業(yè)自身發(fā)展的公司治理架構(gòu)。公司擁有總經(jīng)理以及屬于總經(jīng)理之下的管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)其奉行監(jiān)督責(zé)任的是集團(tuán)之下設(shè)立的董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)。 截至 2014 年年末，由10名董事組成了M公司的集團(tuán)董事會(huì)，在集團(tuán)董事會(huì)中，有5人是股東董事 ，而且同時(shí)都擁有豐富工作經(jīng)驗(yàn)，比如在經(jīng)營管理方面。有3人是獨(dú)立董事 ，第一個(gè)是法律領(lǐng)域的高校教授，第二個(gè)是稅務(wù)領(lǐng)域的高校副教授，第三個(gè)是管理領(lǐng)域的高校教授。有一部分成員在董事會(huì)中任經(jīng)理層人員，另一部分成員在董事會(huì)中任監(jiān)事會(huì)成員，由董事長和總經(jīng)理來制定監(jiān)事會(huì)成員的薪酬傭金和職業(yè)發(fā)展。企業(yè)的老板按照總經(jīng)理的工作表現(xiàn)，業(yè)主決定是否繼續(xù)讓其工作。

（2）組織架構(gòu)

（3）人力資源 在人員招聘方面，企業(yè)由 HR 經(jīng)理和部門上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來決定招聘公司各個(gè)部門的相關(guān)人員，學(xué)歷、背景和工作經(jīng)驗(yàn)是在招聘任職人員時(shí)所考慮的三大重要因素。本科生 10人，專科生 4 人構(gòu)成了企業(yè)購貨部人員，在購貨部人員中有會(huì)計(jì)專業(yè)5 人，營銷專業(yè)2人，法律專業(yè) 1 人，工科專業(yè) 1 人，其他專業(yè) 5 人。 在人才培訓(xùn)方面，購貨人員每半年可以參加公司提供的培訓(xùn)課程，主要培訓(xùn)內(nèi)容是針對(duì)市場(chǎng)變化和談判能力對(duì)購貨人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)。在員工能力行為評(píng)價(jià)上，由3部分構(gòu)成員工的工資報(bào)酬，分別有基本工資、補(bǔ)貼及績效工資。由上級(jí)根據(jù)下級(jí)每個(gè)工作人員的表現(xiàn)進(jìn)行適當(dāng)評(píng)價(jià)，按照評(píng)價(jià)結(jié)果，確定薪酬。

（4）企業(yè)文化 公司以“健康成就人生價(jià)值”為使命，努力提升企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)。通過公司的規(guī)定、流程制度的設(shè)置對(duì)員工實(shí)施嚴(yán)格約束來進(jìn)行公司的內(nèi)部控制。靈活的決策模式公司一直都很注重，經(jīng)過經(jīng)理審批的購貨計(jì)劃的實(shí)施，是可以靈活變更的。公司的兩個(gè)主要產(chǎn)品S即溶茶和螺旋藻的購貨計(jì)劃為：即溶茶的主要原料綠茶，羅漢果、杭菊，有供兩個(gè)月消耗的庫存，螺旋藻則按單生產(chǎn)。由制定計(jì)劃人員依據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)來判斷這兩個(gè)月的庫房的消耗數(shù)量，定購量和定購點(diǎn)，最后經(jīng)過經(jīng)理審批實(shí)施。

1.3.2內(nèi)控活動(dòng)現(xiàn)狀 按照國家財(cái)政部發(fā)行的有關(guān)企業(yè)內(nèi)控的綜合手冊(cè)，M公司結(jié)合自身實(shí)際情況，制定了一系列適合自身未來發(fā)展的相關(guān)內(nèi)部控制活動(dòng)，其中關(guān)于購貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng)包含其中。購貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng)分為4步驟：①請(qǐng)購，②訂購，③驗(yàn)收，④付款。 請(qǐng)購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng):①根據(jù)生產(chǎn)銷售實(shí)際情況填寫請(qǐng)購單，由生產(chǎn)工作人員或是倉儲(chǔ)人員來填寫，最終交到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處審批實(shí)行。②對(duì)于日常購貨類型的申請(qǐng)，只需輸入一般授權(quán)審批申請(qǐng)書，是與審批授權(quán)負(fù)責(zé)人相應(yīng)的預(yù)算管理。③需要有專門人員進(jìn)行授權(quán)審批實(shí)行的有融資租賃，資本支出類型，長期租賃等類別的請(qǐng)購，也就是被認(rèn)定為特別購貨類型，而且不單單是由各個(gè)的預(yù)算管理負(fù)責(zé)人授權(quán)審批實(shí)行。費(fèi)用支出和租用的請(qǐng)購需要指定人員進(jìn)行申請(qǐng)，征用，特別授權(quán)和批準(zhǔn)實(shí)行。訂購環(huán)節(jié)的控制程序：待購貨部收到提供的請(qǐng)購單之后，按照金額、重要性水平來請(qǐng)購董事會(huì)、總經(jīng)理、或是購貨經(jīng)理進(jìn)行審批實(shí)行，并按照請(qǐng)購單的內(nèi)容制作訂購單。購貨部門應(yīng)按照訂購單的內(nèi)容，實(shí)行詢價(jià)和供貨商的認(rèn)定，應(yīng)著重注意詢價(jià)及供貨商的認(rèn)定應(yīng)由單獨(dú)的工作人員分別實(shí)行，就是說職責(zé)和權(quán)力應(yīng)劃分開。購貨部門必須進(jìn)行招標(biāo)競(jìng)價(jià)的條件為購貨項(xiàng)目金額較大，招標(biāo)競(jìng)價(jià)后再確認(rèn)供貨商。 在訂購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng)中，由購貨部確定供貨商該選擇哪一個(gè)，通過取樣，樣品認(rèn)可，小批量供貨等過程，最終正式認(rèn)

定及選擇可靠的供貨商。訂購環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)：①負(fù)責(zé)尋求新的供貨商的任務(wù)由購貨人員進(jìn)行，其它部門有合適的選擇也可以推薦合適的供貨商。②由購貨部告知供貨商送來原材料及樣本。③填寫《樣本確認(rèn)表》和《新供貨商申請(qǐng)表》并依據(jù)樣本確認(rèn)的規(guī)定來填寫，若不符合規(guī)定，則供貨商退貨；若符合規(guī)定，然后把《樣本申請(qǐng)表》和《樣本確認(rèn)表》及其他資料交到品質(zhì)管理部門進(jìn)行審核。④是否需要驗(yàn)廠應(yīng)由品質(zhì)管理部門進(jìn)行選擇確認(rèn)，如果選擇確認(rèn)不驗(yàn)廠，然后就直接簽訂供貨的合同及質(zhì)量協(xié)議；反之，不驗(yàn)廠的話，則簽訂質(zhì)量協(xié)議和供貨合同；如果選擇且確定驗(yàn)廠但供貨商提供的產(chǎn)品不符合規(guī)定，則應(yīng)立即重新選擇確認(rèn)新的的供貨商。⑤購貨部小批量訂購生產(chǎn)需要試產(chǎn)的原材料及物品，如果在生產(chǎn)過程中試產(chǎn)且符合規(guī)定及要求則建立供貨商檔案，反之，如果試產(chǎn)多次不符合規(guī)定及要求則應(yīng)重新選擇確認(rèn)新的供貨商；對(duì)在生產(chǎn)過程中不需試產(chǎn)的物品和原材料，則直接建立供貨商檔案即可。⑥應(yīng)嚴(yán)格按照國家產(chǎn)品質(zhì)量規(guī)定對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品實(shí)行品質(zhì)追蹤和定期考核。每月必須對(duì)供貨商實(shí)行評(píng)估，按照確認(rèn)的供貨商來料實(shí)際質(zhì)量情況進(jìn)行評(píng)估，如果供貨商提供的材料品質(zhì)穩(wěn)定良好，則讓供貨商繼續(xù)供貨；反之，如果有材料品質(zhì)損壞等問題發(fā)生，則讓供貨商繼續(xù)加強(qiáng)改進(jìn)，如果通知后還是沒有完備改進(jìn)的話，則即刻取消該供貨商的購貨權(quán)力。 驗(yàn)收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng)：①驗(yàn)收包括驗(yàn)收原材料質(zhì)量，看是否有損壞，然后檢查原材料及購貨單上的內(nèi)容是不是一致的。②驗(yàn)收人員依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)用量的實(shí)際情況編制驗(yàn)收單，要求驗(yàn)收單編號(hào)必須連續(xù)，最終按照要求編制完成后把驗(yàn)收單的每一聯(lián)分別交至倉庫或是請(qǐng)購部等備案，以待以后備案查驗(yàn)。③驗(yàn)收符合規(guī)定要求的物料由驗(yàn)收工作人員交至倉庫或是其他有需要用到的部門之中，在交貨至部門時(shí)，將驗(yàn)收單讓收貨單位簽名或蓋章后取得驗(yàn)收單。④限定無關(guān)的人接近存放的貨物，將驗(yàn)收崗和儲(chǔ)存崗的職位和責(zé)任劃分開。 付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng):①檢查賣方發(fā)票、驗(yàn)收單及訂購單是否準(zhǔn)確、統(tǒng)一，然后編制付款單據(jù)。②檢查記錄的負(fù)債或是已支付的貨幣資金是否與賣方發(fā)票、驗(yàn)收單及訂購單一致，如果一致，確定記錄下負(fù)債。③支票收款人姓名及金額已根據(jù)付款憑證的內(nèi)容發(fā)出進(jìn)行付款且內(nèi)容必須與付款憑單相對(duì)應(yīng)，其他沒有經(jīng)過授權(quán)的人員無法辦理空白支票，應(yīng)由經(jīng)過授權(quán)的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行簽署。

1.3.3內(nèi)部控制信息與溝通現(xiàn)狀

在外部溝通方面，M公司通過官方網(wǎng)站建設(shè)等，竭力加強(qiáng)和投資者、供貨商及客戶進(jìn)行必要的交流與溝通，依據(jù)監(jiān)管部規(guī)定進(jìn)行必須的信息披露。 在內(nèi)部溝通方面，M公司為了確保所有高級(jí)員工及普通員工及時(shí)了解掌握公司發(fā)展及經(jīng)營需求，所有員

工通過郵件、傳真、電話、會(huì)議等形式進(jìn)行傳遞公司間的基本信息。當(dāng)公司要通知事務(wù)時(shí)，因?yàn)镸公司的每個(gè)員工都擁有實(shí)名制的公司特有的內(nèi)部郵箱地址，所以就會(huì)發(fā)送到指定員工的內(nèi)部郵箱地址來通知大家。

2 北京地區(qū)上市公司購貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題及其原因分析

—以M公司為例 M公司的主要供應(yīng)商有 28家，購貨物品及原材料主要包括：天然植物主料、輔助材料、加工材料、制作工具、加工費(fèi)等。問題是 M 公司購貨物品的品質(zhì)不太穩(wěn)定，有一部分材料沒有達(dá)到產(chǎn)品質(zhì)量的要求，比如材料的防水、導(dǎo)電、導(dǎo)熱性能等。在生產(chǎn)車間經(jīng)常出現(xiàn)一些次品和廢品，這些次品和廢品不僅占據(jù)了生產(chǎn)車間空間，而且消耗浪費(fèi)公司資金，還消耗了生產(chǎn)工人的時(shí)間和精力。 做出來的日用品比如洗發(fā)露，護(hù)發(fā)素產(chǎn)品質(zhì)量很不穩(wěn)定，這都是由于所購的物料質(zhì)量不穩(wěn)定導(dǎo)致的。 2.1缺乏良好的內(nèi)控環(huán)境 M 公司是屬于一家集團(tuán)公司下面的國企，公司是在我國處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下發(fā)展起來的，雖然現(xiàn)在已經(jīng)上市，參與了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，但是有部分人的行政領(lǐng)導(dǎo)觀念還沒有得到完全深入轉(zhuǎn)變，一些不符合歷史潮流的思想在國企中仍然存在著，管理和用人模式離不了國企的框架，由于公司所處的高新技術(shù)研發(fā)健康產(chǎn)業(yè)是競(jìng)爭(zhēng)性行業(yè)且公司所處的資源壟斷性領(lǐng)域，兩種問題放到一起會(huì)給企業(yè)形成難以處理的矛盾。 公司以“健康成就人生價(jià)值”為企業(yè)使命，致力于以優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和貼心的服務(wù)為消費(fèi)者提供個(gè)性化的健康保障，倡導(dǎo)擺脫依賴，自主健康，實(shí)現(xiàn)對(duì)更高人生價(jià)值的需求。但是對(duì)內(nèi)控執(zhí)行的環(huán)境沒有得到足夠的重視。就是說，僅僅將內(nèi)控通過公司規(guī)章、流程的設(shè)置對(duì)員工進(jìn)行有效約束，對(duì)誠信道德建設(shè)、人力資源等環(huán)境方面的控制要素的投入很少，管理層沒有把公司內(nèi)控提升到公司戰(zhàn)略層面。大部分員工認(rèn)為內(nèi)控是財(cái)務(wù)部門的工作，與自己沒有關(guān)系，對(duì)內(nèi)控事務(wù)投入的熱情極度缺少，平常處理內(nèi)控事務(wù)時(shí)，即便知道內(nèi)控流程有漏洞，也不會(huì)去揭露，反而會(huì)刻意隱瞞，這些問題都是公司員工缺乏內(nèi)控意識(shí)造成的。對(duì)公司來說，給員工做對(duì)于購貨內(nèi)控的培訓(xùn)工作是十分必要的，但M公司很少給員工做培訓(xùn)。內(nèi)控很難得到有效實(shí)行就是由于員工對(duì)內(nèi)控的認(rèn)知能力較差導(dǎo)致的。對(duì)公司規(guī)定職責(zé)范圍內(nèi)審批復(fù)核工作不重視，公司即便是有完善的內(nèi)控活動(dòng)，也很難達(dá)到理想的目標(biāo)，高層人員應(yīng)做好帶頭示范作用。在和供貨商簽訂合同管理的問題上，這些現(xiàn)象，比如出現(xiàn)合同條例不清的情況，但管理層人員沒有注意到這一點(diǎn)對(duì)企業(yè)的影響，會(huì)對(duì)企業(yè)不利。因此，由于缺乏內(nèi)控意識(shí)，內(nèi)控活動(dòng)沒有得到有效實(shí)行，即便公司擁有完善的內(nèi)控活動(dòng)，公司也會(huì)面臨陷入購貨困境中。

2.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不科學(xué) 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分4部分，有以下4部分：①目標(biāo)設(shè)定、②風(fēng)險(xiǎn)

工通過郵件、傳真、電話、會(huì)議等形式進(jìn)行傳遞公司間的基本信息。當(dāng)公司要通知事務(wù)時(shí)，因?yàn)镸公司的每個(gè)員工都擁有實(shí)名制的公司特有的內(nèi)部郵箱地址，所以就會(huì)發(fā)送到指定員工的內(nèi)部郵箱地址來通知大家。

2 北京地區(qū)上市公司購貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題及其原因分析

—以M公司為例 M公司的主要供應(yīng)商有 28家，購貨物品及原材料主要包括：天然植物主料、輔助材料、加工材料、制作工具、加工費(fèi)等。問題是 M 公司購貨物品的品質(zhì)不太穩(wěn)定，有一部分材料沒有達(dá)到產(chǎn)品質(zhì)量的要求，比如材料的防水、導(dǎo)電、導(dǎo)熱性能等。在生產(chǎn)車間經(jīng)常出現(xiàn)一些次品和廢品，這些次品和廢品不僅占據(jù)了生產(chǎn)車間空間，而且消耗浪費(fèi)公司資金，還消耗了生產(chǎn)工人的時(shí)間和精力。 做出來的日用品比如洗發(fā)露，護(hù)發(fā)素產(chǎn)品質(zhì)量很不穩(wěn)定，這都是由于所購的物料質(zhì)量不穩(wěn)定導(dǎo)致的。 2.1缺乏良好的內(nèi)控環(huán)境 M 公司是屬于一家集團(tuán)公司下面的國企，公司是在我國處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下發(fā)展起來的，雖然現(xiàn)在已經(jīng)上市，參與了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，但是有部分人的行政領(lǐng)導(dǎo)觀念還沒有得到完全深入轉(zhuǎn)變，一些不符合歷史潮流的思想在國企中仍然存在著，管理和用人模式離不了國企的框架，由于公司所處的高新技術(shù)研發(fā)健康產(chǎn)業(yè)是競(jìng)爭(zhēng)性行業(yè)且公司所處的資源壟斷性領(lǐng)域，兩種問題放到一起會(huì)給企業(yè)形成難以處理的矛盾。 公司以“健康成就人生價(jià)值”為企業(yè)使命，致力于以優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和貼心的服務(wù)為消費(fèi)者提供個(gè)性化的健康保障，倡導(dǎo)擺脫依賴，自主健康，實(shí)現(xiàn)對(duì)更高人生價(jià)值的需求。但是對(duì)內(nèi)控執(zhí)行的環(huán)境沒有得到足夠的重視。就是說，僅僅將內(nèi)控通過公司規(guī)章、流程的設(shè)置對(duì)員工進(jìn)行有效約束，對(duì)誠信道德建設(shè)、人力資源等環(huán)境方面的控制要素的投入很少，管理層沒有把公司內(nèi)控提升到公司戰(zhàn)略層面。大部分員工認(rèn)為內(nèi)控是財(cái)務(wù)部門的工作，與自己沒有關(guān)系，對(duì)內(nèi)控事務(wù)投入的熱情極度缺少，平常處理內(nèi)控事務(wù)時(shí)，即便知道內(nèi)控流程有漏洞，也不會(huì)去揭露，反而會(huì)刻意隱瞞，這些問題都是公司員工缺乏內(nèi)控意識(shí)造成的。對(duì)公司來說，給員工做對(duì)于購貨內(nèi)控的培訓(xùn)工作是十分必要的，但M公司很少給員工做培訓(xùn)。內(nèi)控很難得到有效實(shí)行就是由于員工對(duì)內(nèi)控的認(rèn)知能力較差導(dǎo)致的。對(duì)公司規(guī)定職責(zé)范圍內(nèi)審批復(fù)核工作不重視，公司即便是有完善的內(nèi)控活動(dòng)，也很難達(dá)到理想的目標(biāo)，高層人員應(yīng)做好帶頭示范作用。在和供貨商簽訂合同管理的問題上，這些現(xiàn)象，比如出現(xiàn)合同條例不清的情況，但管理層人員沒有注意到這一點(diǎn)對(duì)企業(yè)

hTtp://m.szmdbiao.com/news/55CCF921248CCF2A.html

的影響，會(huì)對(duì)企業(yè)不利。因此，由于缺乏內(nèi)控意識(shí)，內(nèi)控活動(dòng)沒有得到有效實(shí)行，即便公司擁有完善的內(nèi)控活動(dòng)，公司也會(huì)面臨陷入購貨困境中。

2.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不科學(xué) 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分4部分，有以下4部分：①目標(biāo)設(shè)定、②風(fēng)險(xiǎn)

識(shí)別、③風(fēng)險(xiǎn)分析、④風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。公司風(fēng)險(xiǎn)分為：①內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)、②外部的風(fēng)險(xiǎn)。在內(nèi)部及外部雙重風(fēng)險(xiǎn)的影響下，若能及時(shí)有效地實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，在公司內(nèi)控活動(dòng)中不但能提升公司抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力及運(yùn)行效率，而且對(duì)公司在內(nèi)控活動(dòng)中的長遠(yuǎn)發(fā)展和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)極其有利。公司風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組通過訪問、調(diào)查、抽樣、檢驗(yàn)等方式，M公司首先定制出購貨流程圖，然后根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)、主觀判斷方法確定出重要風(fēng)險(xiǎn)控制區(qū)域。該區(qū)域分為兩方面：①購貨時(shí)定的價(jià)格、②貨物進(jìn)入倉庫、退回倉庫。但是，這種方法容易漏掉重要的風(fēng)險(xiǎn)控制區(qū)，因?yàn)楦鶕?jù)經(jīng)驗(yàn)判定的評(píng)估方法是不全面、不合理的。原材料購貨的基本步驟分：①請(qǐng)購、②訂購、③驗(yàn)收、④付款。完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序是涵蓋全部重要的風(fēng)險(xiǎn)控制范疇的材料購貨程序，包含：①制定購貨計(jì)劃的合理性、②簽訂的合同是否清楚、③驗(yàn)收程序的準(zhǔn)確性、④、財(cái)務(wù)結(jié)算完整性、準(zhǔn)確性。 因此，M 公司要形成完備的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系就應(yīng)將風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的總目標(biāo)進(jìn)行劃分，對(duì)每個(gè)分目標(biāo)下的控制流程實(shí)施分析，判定出關(guān)鍵的控制要點(diǎn)并設(shè)立合理完整的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)。 2.3內(nèi)控監(jiān)督失效 M 公司內(nèi)部有審計(jì)部，但內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督能力有限，其余員工對(duì)內(nèi)部控制工作缺乏熱情，缺乏對(duì)內(nèi)部控制工作投入的熱情，平常處理內(nèi)控事務(wù)時(shí)，即便知道內(nèi)控流程有漏洞，也不會(huì)去揭露，反而會(huì)刻意隱瞞，對(duì)購貨環(huán)節(jié)內(nèi)控的建設(shè)事務(wù)造成不便。如果能充分發(fā)揮基層員工的監(jiān)督作用，會(huì)大大降低公司內(nèi)部監(jiān)督部門的欺詐風(fēng)險(xiǎn)。M公司的內(nèi)部審計(jì)部門沒有更新意識(shí)，但還是根據(jù)舊的方式對(duì)購貨環(huán)節(jié)內(nèi)控實(shí)行檢查，但隨著時(shí)間的流逝，內(nèi)控的有效性可能會(huì)丟失，這種情況是起不到應(yīng)有的監(jiān)督作用的，比如內(nèi)部審計(jì)部門按照舊的模式實(shí)行檢查。 主要是對(duì)內(nèi)控有效性評(píng)價(jià)的監(jiān)督，及內(nèi)控的監(jiān)督披露的認(rèn)知，它是需要持續(xù)有效的運(yùn)行為保證，包含三個(gè)方面：①持續(xù)監(jiān)督、②獨(dú)立評(píng)估、③缺陷報(bào)告。 在連續(xù)監(jiān)管中，M 公司違反了職位和責(zé)任應(yīng)劃分開的原則，對(duì)審查和批準(zhǔn)這種連續(xù)的監(jiān)督手段發(fā)揮其監(jiān)督有效性產(chǎn)生不利。購貨部的工作權(quán)限超出范圍，購貨材料的招標(biāo)、供貨商資格審查、最終選擇供貨商、簽訂購貨合同、申請(qǐng)付款等應(yīng)為購貨部執(zhí)行。雖然重要的材料的購入由管理部門先協(xié)商產(chǎn)品價(jià)格和貨款條款，待協(xié)商一致后，后續(xù)統(tǒng)一由購貨部進(jìn)行跟進(jìn)。但一般材料的購入是由購貨部來完成，這種情況已經(jīng)導(dǎo)致購貨部失去有效的監(jiān)管。財(cái)務(wù)部由于各種各樣的原因，購買的物品沒有及時(shí)記錄，費(fèi)用、數(shù)目都沒有及時(shí)記錄下來，而記錄的購買的內(nèi)容與實(shí)際購買核對(duì)是否一致，都對(duì)購貨腐敗起到了一定的監(jiān)督作用。 在獨(dú)立審核內(nèi)部審核部門時(shí)，審計(jì)部門每半年對(duì)購貨部進(jìn)行一次審查，主要是對(duì)申購數(shù)據(jù)核對(duì)，看其是否符合法律規(guī)定。這種方式審查是存在漏洞的。首先，定期檢查，檢查的數(shù)據(jù)是不符合審計(jì)要求的不可預(yù)測(cè)性，檢查效果非常薄

弱；其次，它檢查后不能糾正其錯(cuò)誤，必然會(huì)給公司造成一定的損失；最后，僅對(duì)數(shù)據(jù)檢查而不對(duì)進(jìn)貨過程進(jìn)行檢查，是很難檢測(cè)出真實(shí)情況的。 在不完整報(bào)告問題上，公司沒有一套有效的不完整報(bào)告制度。廣大員工對(duì)內(nèi)控工作缺乏熱情，在平常處理內(nèi)控事務(wù)時(shí)，即便知道內(nèi)控流程有漏洞，也不去揭露，反而是刻意隱瞞，

2.4沒有完備的購貨信息系統(tǒng) 信息溝通是：?jiǎn)T工為了恪盡職守，盡職盡責(zé)，認(rèn)知、傳送對(duì)公司管理發(fā)展和生產(chǎn)運(yùn)營有利的信息。信息分為4部分，分別是：①內(nèi)部的信息、②外部的信息、③財(cái)務(wù)信息、④非財(cái)務(wù)信息。傳播的主體和客體包括兩個(gè)方面，為公司不同部門與內(nèi)部的溝通，及公司和客戶、供貨商、債權(quán)人、監(jiān)管機(jī)構(gòu)和公眾的外部溝通等。 公司間信息溝通不順暢。公司僅僅通過郵件、傳真、電話等形式進(jìn)行公司內(nèi)部間的基本信息傳送，沒有一個(gè)系統(tǒng)的信息系統(tǒng)。采用這種方式不僅成本高，時(shí)效性差，而且最重要的是會(huì)使管理層不能及時(shí)對(duì)購貨系統(tǒng)實(shí)行有效的監(jiān)督。這種情況會(huì)造成信息失真，老化。工作人員在知道內(nèi)控活動(dòng)漏洞的時(shí)候，不去主動(dòng)揭露，反而是刻意隱瞞事實(shí)真相。因?yàn)閾?dān)心自己向上層領(lǐng)導(dǎo)提出公司內(nèi)控漏洞、改進(jìn)措施會(huì)侵犯部門之間的利益，讓其他的員工心生記恨，所以不敢向上層領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)，這是致使公司在改進(jìn)內(nèi)部控制時(shí)遇到溝通不順暢問題的重要原因之一。 購貨部門與供貨商之間的溝通效率較低，可能會(huì)造成嚴(yán)重的錯(cuò)誤。不使用成熟的信息技術(shù)去建設(shè)一個(gè)完善的新的信息系統(tǒng)，而是通過郵件、傳真等手動(dòng)方式，在購貨訂單變化頻繁時(shí)，手工方式溝通會(huì)導(dǎo)致供貨商無法及時(shí)獲得有效信息，出現(xiàn)發(fā)錯(cuò)貨、延遲交付的現(xiàn)象。若公司購買根據(jù)其大小、購買類型、購買周期選擇合適的購貨信息軟件，購買要求，填寫購貨申請(qǐng)單，購貨訂單審批通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)完成，可大大提高事務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確性。 各部門之間的矛盾的積累，溝通不順暢，不僅會(huì)影響生產(chǎn)效率和生產(chǎn)質(zhì)量，而且影響工作環(huán)境，對(duì)工作毫無熱情。購貨部門若不清楚實(shí)際生產(chǎn)需求，將使購貨材料與規(guī)定的型號(hào)不符，與生產(chǎn)質(zhì)量要求不符，出現(xiàn)退貨或者積壓貨物的現(xiàn)象，會(huì)占用企業(yè)的資金，會(huì)產(chǎn)生不必要的退貨費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)。若生產(chǎn)部改變了生產(chǎn)，購貨部門沒能立即告知情況，比較大的情況下會(huì)出現(xiàn)材料短缺、過剩等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了生產(chǎn)及銷售。因?yàn)橘徹洸俊⒇?cái)務(wù)部間溝通交流較少，所以財(cái)務(wù)部很難用會(huì)計(jì)信息來監(jiān)控購貨過程，難以控制購貨部的購貨費(fèi)用，無法對(duì)購貨人員的權(quán)限進(jìn)行控制，購貨人員不得利用職位的便利謀取私人的利益。

3 強(qiáng)化北京地區(qū)上市公司購貨環(huán)節(jié)內(nèi)控的具體對(duì)策 —以M公司為例

3.1建設(shè)良好的內(nèi)部環(huán)境 高級(jí)人員必須有自己的職業(yè)道德，依照法律法規(guī)處理事務(wù)，且不濫用權(quán)力，最終在公司中能起到道德榜樣的作用，讓每位員工都自覺恪守職業(yè)道德、

誠信辦事，創(chuàng)造一個(gè)干凈、透明，良好的工作環(huán)境，可以有效防止工作人員徇私舞弊、防止腐敗的現(xiàn)象發(fā)生，加強(qiáng)員工的工作效率，提供公司績效，塑造公司良好形象。 購貨人員應(yīng)具備完成工作需要的專業(yè)能力、基本素養(yǎng)，必須具備持續(xù)學(xué)習(xí)和自我激勵(lì)的精神。管理人員要學(xué)會(huì)人才管理探索，學(xué)會(huì)培養(yǎng)人才、留住人才。能夠正確地評(píng)價(jià)每位員工的工作效果，包括員工的進(jìn)取精神。購貨人員應(yīng)具備的能力：①良好的溝通協(xié)作能力，能及時(shí)了解公司需要、與供貨商的議價(jià)；②良好的收集、分析和判定信息的能力，可以準(zhǔn)確把握市場(chǎng)購買物資價(jià)格變化的方向，可以預(yù)測(cè)供求關(guān)系；③擁有快速學(xué)習(xí)的能力，對(duì)于特殊部件，購貨人員必須對(duì)模型和質(zhì)量有一個(gè)基本的了解，以便知道不應(yīng)該購買的不適用的材料并確保購買商品的準(zhǔn)確性。 管理的理念包含了公司內(nèi)部控制的管理和環(huán)境管理的實(shí)施及實(shí)施內(nèi)部控制的重要性。會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度產(chǎn)生有利的影響。管理理念不是體現(xiàn)在形式上，是體現(xiàn)在制定政策的管理制度及具體的措施上，體現(xiàn)在管理上面對(duì)內(nèi)控漏洞、違規(guī)行為作出反應(yīng)的及時(shí)性、有效性。內(nèi)部控制的業(yè)務(wù)風(fēng)格對(duì)重大錯(cuò)報(bào)風(fēng)險(xiǎn)具有十分重要的意義。它體現(xiàn)在：管理人員對(duì)信息技術(shù)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的合理重視。董事會(huì)和審計(jì)委員會(huì)對(duì)管理人員實(shí)施了有效監(jiān)管、風(fēng)險(xiǎn)管理的偏好程度、管理人員對(duì)會(huì)計(jì)政策的定位、會(huì)計(jì)估計(jì)等。

3.2設(shè)立完善的內(nèi)部監(jiān)督體系 內(nèi)控是一個(gè)不斷變化的過程，隨著時(shí)間和條件的不斷變化，控制效果會(huì)在一定程度上下降。因此，連續(xù)監(jiān)督內(nèi)部控制是十分必要的，同時(shí)還要著重注意評(píng)價(jià)的獨(dú)立性、注意報(bào)告不完整性。 連續(xù)監(jiān)管是不同部門之間即上級(jí)和下級(jí)之間的監(jiān)督，這就意味著包含崗位崗位審查、審批部門層面。事后審查是企業(yè)內(nèi)部不同崗位之間的檢查和監(jiān)督行為。如財(cái)務(wù)憑證的財(cái)務(wù)部門、對(duì)檢查報(bào)告的審核。部門審核是按照業(yè)務(wù)流程的不同順序?qū)Ω鞑块T、行為狀態(tài)進(jìn)行稽查事項(xiàng)的行為，如會(huì)計(jì)人員對(duì)購貨部的訂單、需求部門的請(qǐng)購、驗(yàn)收監(jiān)督部門收到發(fā)票校驗(yàn)確認(rèn)的行為。層級(jí)審批是上級(jí)對(duì)下級(jí)受托責(zé)任的驗(yàn)證，一般情況下是基金和其他重要的使用權(quán)，如合同價(jià)值金額大于2萬應(yīng)由經(jīng)理進(jìn)行審批，這3種方法運(yùn)用在日常內(nèi)部控制監(jiān)督中。 獨(dú)立評(píng)價(jià)是一個(gè)獨(dú)立的評(píng)價(jià)部門，外部單位來評(píng)價(jià)內(nèi)控的有效性。公司必須建立監(jiān)管部門、內(nèi)部審計(jì)部門，并直接對(duì)董事會(huì)、審計(jì)委員會(huì)負(fù)責(zé)。對(duì)于購貨環(huán)節(jié)的監(jiān)管，有幾點(diǎn)內(nèi)審部門應(yīng)充分考慮到：①不能按照老辦法對(duì)購貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制實(shí)施檢查，但要跟上時(shí)代的步伐，提高監(jiān)督手段。②加強(qiáng)監(jiān)督的不可預(yù)測(cè)性，如抽查和使用非常規(guī)手段檢查。最后，不僅是要對(duì)購貨資料的合法合規(guī)性進(jìn)行檢查，而更應(yīng)注意在購買環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的過程中容易造成的漏洞。 重點(diǎn)注意下屬向上級(jí)反應(yīng)報(bào)告的缺陷。對(duì)下屬來說，公司應(yīng)建立一個(gè)機(jī)制來

鼓勵(lì)合規(guī)合法的事項(xiàng)來鼓勵(lì)他們，及時(shí)觀察、報(bào)告內(nèi)部漏洞，高級(jí)人員應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施，對(duì)正義的內(nèi)部控制進(jìn)行報(bào)告。

3.3規(guī)范購貨合同控制活動(dòng) 確認(rèn)供貨商控制活動(dòng)和執(zhí)行有一個(gè)大的漏洞。購貨人員基本工資都不高，但這份工作是很多人想得到的。很大一部分原因是因?yàn)閸徫淮�遇雖不高但存在灰色收入，雖然公司購貨環(huán)節(jié)中的詢價(jià)、下單、申請(qǐng)付款、付款這幾個(gè)流程有不同的人負(fù)責(zé)，但其中有一個(gè)缺點(diǎn)是相當(dāng)部分的人員存在親屬關(guān)系。購貨人員崗位在M公司非常受歡迎，供貨商都想和購貨人員建立良好的長期合作的關(guān)系。購貨部主要任務(wù)是負(fù)責(zé)供貨商的選定、購貨合同談判等，購貨人員選定供貨商時(shí)，主要是看購貨人員與供貨商之間的關(guān)系是否良好，購貨人員可在供貨商那獲取更多利益，而不單單是因?yàn)楣┴浬趟�提供的貨物質(zhì)量好、價(jià)格低。當(dāng)購貨人為公司購貨時(shí)，購貨人員可在供貨商那獲取一定比例的灰色收入。甚至，購貨人員與供應(yīng)商之間簽訂的價(jià)格與購貨人員到公司報(bào)銷的價(jià)格不一致，由購貨人員和供貨商獲得了中間的差價(jià)收入。購貨人員報(bào)銷購貨費(fèi)用時(shí)，常常將與購貨活動(dòng)無關(guān)的內(nèi)容劃分至報(bào)銷范疇。

3.4建設(shè)完善的購貨信息系統(tǒng) 公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)認(rèn)識(shí)、了解、然后提供一些有用的信息，例如有關(guān)公司運(yùn)營和生產(chǎn)經(jīng)營方面的。各部門之間應(yīng)積極溝通，竭盡全力解決沖突、化解不必要的矛盾，提升生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，積極調(diào)動(dòng)大家對(duì)工作的熱情。購貨部門應(yīng)及時(shí)知道生產(chǎn)狀況和實(shí)際需要，確保生產(chǎn)、購買的物料符合型號(hào)規(guī)定及質(zhì)量要求，降低資金占用，減少不必要的費(fèi)用。若生產(chǎn)部門改變了生產(chǎn)，購貨部門要立馬告知對(duì)方，避免出現(xiàn)缺料、殘料的現(xiàn)象，確保產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售。購貨部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)交流、溝通，財(cái)務(wù)部門才能有效利用會(huì)計(jì)信息監(jiān)管購貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng)，有效控制購貨環(huán)節(jié)的購貨成本，防止購貨人員擁有超出職責(zé)范圍內(nèi)的權(quán)力，堅(jiān)決不允許購貨人員利用職位的便利謀取個(gè)人的利益。 在信息通信技術(shù)方面，不僅是通過郵件、傳真等手動(dòng)方式傳輸信息，而且還應(yīng)充分利用電子信息技術(shù)，建立一套適合企業(yè)自身狀況的購貨信息系統(tǒng)，減少不同層次、部門、內(nèi)外部間的溝通成本，提高溝通效率。它是一個(gè)結(jié)合形成了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源平臺(tái)的模型，工作事項(xiàng)包括：建立供貨商檔案、制定計(jì)劃、跟進(jìn)購貨訂單、購買訂單、貨物檢查、核算、訂單結(jié)算以及結(jié)算系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)的維護(hù)等。 結(jié)論 通過研究發(fā)現(xiàn)M公司在原材料、輔助材料等物料的購買環(huán)節(jié)內(nèi)部控制中存在一系列的問題。在處理內(nèi)控環(huán)境問題時(shí)，對(duì)公司的內(nèi)控文化管理缺少有效的關(guān)注和足夠的重視，公司治理制度并沒有真正實(shí)現(xiàn)權(quán)利與義務(wù)的分離，也未按照公司的實(shí)際情況去制定和執(zhí)行有效的購貨人員績效激勵(lì)機(jī)制，并且在招聘優(yōu)秀人才方面以及人才培

【某公司采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制問題研究】相關(guān)文章：

內(nèi)部控制問題分析報(bào)告范文05-28

企業(yè)內(nèi)部控制研究論文01-30

內(nèi)部控制與制度控制04-27

企業(yè)環(huán)境保護(hù)內(nèi)部控制制度研究05-02

企業(yè)項(xiàng)目投資決策的內(nèi)部控制研究05-02

旅游飯店內(nèi)部轉(zhuǎn)移價(jià)格問題研究05-02

銷售環(huán)節(jié)的成本控制04-27

企業(yè)內(nèi)部控制制度存在的問題與對(duì)策04-30

內(nèi)部控制意見06-11

成品油在運(yùn)輸儲(chǔ)存環(huán)節(jié)中損耗控制研究04-26