(必備)公司文件管理制度15篇
在現在社會，我們每個人都可能會接觸到制度，制度是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的應用文。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編精心整理的公司文件管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
公司文件管理制度1
第一節(jié) 總則
一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強制性行政措施,用"規(guī)定"。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動做出安排,用"決定"。
經會議討論通過并要求貫徹的`事項,用"決議"。
三、通知。
轉發(fā)上級機關文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項,用"通知"。
四、通報。
表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用"通報"。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準,用"請示"。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用"報告"。
六、批復。
答復請示事項用"批復"。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用"函"。
八、會議紀要。
傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用"會議紀要"。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內容。
三、發(fā)文字號包括、年號、順序號。
四、公司發(fā)文分為四種:
①"發(fā)"、②"人發(fā)"、③"客發(fā)"。
冠以上述發(fā)文的內發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發(fā)文。
"發(fā)"用于公司及各部門的對內對外發(fā)文,由總經辦統(tǒng)一編號; "人發(fā)"、"客發(fā)"分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶服務中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經辦統(tǒng)一認定。
(公司其他部門均以"發(fā)"的發(fā)文,以②、③發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為"絕密"、"機密"、"秘密"。
七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。
八、文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經辦統(tǒng)一拆封、登記,根據文件屬性及時分送相關部門。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。 二、發(fā)文程序如下:公司內部發(fā)文:擬稿人→部門經理核準→主管副總經理→總經辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經理審核→主管副總經理→總經理核準→總經辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內完成。
2、急:限8個工作時內完成。
3、平:限16個工作時內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
公司文件管理制度2
第一節(jié)文件收發(fā)
1、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責人審核簽發(fā)。
2、文件簽發(fā)后，送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。
3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>
4、屬于秘密的文件，核稿人應該注明'秘密'字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。
5、文件統(tǒng)一由辦公負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
6、外來的文件由辦公專人負責簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7、傳閱文件由辦公專人負責收回，對領導指示的文件，辦公應及時組織傳達和落實。
8、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
9、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
1、服務中心的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門負責人不在時，可經行政人事部主管同意后辦理。
3、私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。
4、文印工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發(fā)，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。
5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列辦公開支。
7、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設施設備，保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
�。�1）請示：請上級指示和批準，用'請示'。
（2）報告：向上級機關匯報工作，反映情況，用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號：qms—wy—0203
文件名稱：日常辦公管理制度
版本號：第1版
修改次數：0
章節(jié)內容：公文處理管理制度
�。�3）指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用'指示'。
（4）布告、公告、通告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用'布告'；向國內外宣布重大事件，'用公告'；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用'通告'。
�。�5）批復：答復請示事項，用'批復'。
�。�6）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用'通知'。
�。�7）通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用'通報'。
（8）決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用'決定'；經過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的'事項，用'決議'。
�。�9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用'函'。
�。�10）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用'會議紀要'。
�。�11）合同：適用于各種合作關系，合作事項的訂立。
�。�12）其他：
1、司法文書：依據司法部門規(guī)定程序實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報：主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格：在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
�。�1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
�。�2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm
�。�3）圖文顏色：未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
（4）排版規(guī)格：標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個字。
（5）裝訂要求：左側裝訂，不掉頁。
�。�6）主要標題順序號：依次為一、，（一），1、，（1）。
�。�7）份數序號：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。
�。�8）附件：有附件的應標注清楚
�。�9）落款成文時間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標全；'零'寫為'o'，相互對稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時間，如果落款頁沒有正文，應采取調整行距、字距的措施加以解決。
�。�10）正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
�。�11）財務文書書寫按照財務管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內容要求：
�。�1）符合國家法律法規(guī)以及地方政策，按照公司各項管理制度。
�。�2）內部行文要求規(guī)范嚴謹，宣傳語言應當生動活潑。
�。�3）內容應當符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實，準確反映信息。
公司文件管理制度3
1、目的：
為適應公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的'明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法�！皸l例”一般應用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉發(fā)上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。
5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。
5.6對外發(fā)函適用于公司因某項事情對外部機構或個人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。
5.10批復：答復請示事項用“批復”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式；6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。
6.3文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；
6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。
6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【xx】號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號
6.5.4財務部發(fā)文瑞普財字【xx】號
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號
6.5.6質管部發(fā)文瑞普質字【xx】號
6.5.7營銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號
6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發(fā)人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此文件的總監(jiān)級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學組織、協(xié)調配合、逐項落實，確保工作在規(guī)定的時間內按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容；
6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；
6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規(guī)范；
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應按照應用文標準格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統(tǒng)計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門主管領導（經理、總監(jiān)）審核→公司主管領導（總監(jiān)、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文：
擬稿人→部門經理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批準后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關支持性文件。
9.4.1文件頁面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式
公司文件管理制度4
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的'鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規(guī)定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司文件管理制度5
行政辦公用品管理制度
第一章總則
第一條目的
為適應公司快速發(fā)展的需要，推進行政辦公物品的規(guī)范化管理，控
制辦公費用，本著節(jié)約高效的原則，特制訂本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦
公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章辦公用品的分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。
1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態(tài)，單位價值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設備。
2、辦公低值資產是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。
3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。
第三章行政辦公物品的管理職責
第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對
行政辦公物品支出情況進行監(jiān)督、控制，其管理職責主要包括：
1、供應商選擇及管理；
2、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控；
3、年度。每月辦公物品開支計劃的`編制、報批和執(zhí)行；
4、行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；
5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責
日常維護和修理。
第五條部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執(zhí)行公司的資產管理制度；各
部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監(jiān)督記錄；合理調配本部門室內的辦公設備等資產；
第六條資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公設備，由
人力資源部協(xié)助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。
第四章行政辦公物品采購
第七條辦公用品采購
1、行政部每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購計劃、編制資金使用計劃，
納入公司的全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。
2、行政部持相關票據根據公司相關財務規(guī)定報銷，費用計入各部門
的年度預算執(zhí)行臺賬。
3、辦公耗材文具的領用參照需按照規(guī)格及使用情況購買，并由行政
部主管領導批準后購進。購進消耗材料統(tǒng)一保管。
第八條辦公類服務采購
辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。
1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。
2、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經主管領導審批后在
公司行政部公布的服務供應商范圍內選擇。
第九條辦公資產采購
1、辦公資產采購計劃
各部門歷史需要置辦辦公資產時，填寫《辦公物品申請表》，經公司領導審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。
2、實施采購
行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導，經審批后方可到財務部領取支票進行購買。
3、驗收
行政部匯總使用根據采購計劃或申請表、購物發(fā)票、購物明細驗收采
購辦公資產，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產臺賬。財務部根據入庫單和購物發(fā)票進行賬務處理�！掇k公物品申請表》和購物明細復印件由行政部統(tǒng)一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品的配發(fā)
1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發(fā)放。
2、辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續(xù)，認真
填寫文具領用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規(guī)格、使用人及數量等。
3、員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。第十一條辦公資產的管理
1、資產調撥
部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》。必須嚴格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調出部門負責人—調入部門負責人—行政部確認簽字后，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。
2、資產報廢
由部門負責人填寫《資產報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑒定后，由行政部主管領導審批，審批后方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統(tǒng)一維修、保管、再分配，資產臺賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關規(guī)定處罰。
3、資產的租用、出租和外借
�。�1）公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用
部門必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批準方可租用，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。
�。�2）公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行
政部定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續(xù)，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。
4、辦公資產的日常維護、維修
�。�1）行政部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。
�。�2）行政部編制辦公資產維修計劃，并納入預算和經營計劃。根據
維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。
�。�3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備
維修申請表》報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政部不予受理。
�。�4）行政部接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維
修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》，資產使用部門負責人簽字確認。
（5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執(zhí)行資金支付程序。
公司文件管理制度6
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統(tǒng)評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
�。�1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
�。�2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
�。�4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
�。�5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
�。�7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
�。�8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
�。�10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
�。�12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
�。�13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
�。�1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
�。�2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
�。�4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。
�。�5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
�。�1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
�。�2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。
（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。
�。�5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現問題及時處理。
3.16行政部管理制度
�。�1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
�。�2）行政部管理：
1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的`危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
�。�1）根據《檔案法》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
�。�2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
�。�3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
�。�5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
�。�1）認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
�。�3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
�。�4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
�。�5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
�。�6）負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
公司文件管理制度7
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門和責任人
公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;
各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結;
5.公司對外的`正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。
2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;
�。�2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5.總經理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。
公司文件管理制度8
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質量體系引用的'外來文件:2
c)與服務過程無關的合同協(xié)議:3
d)未被質量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
公司文件管理制度9
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的'主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。
�。�3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質及時修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度10
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的文件,總經理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司總經理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書直接分轉處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理。
(3)為加速文件運轉,辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經理室和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經理批示辦理有關事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
�、侔l(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。
�、诠局卮笊a、技術、經營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
�、谠诠救粘Ｉa、技術、經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經公司總經理批準后,由主管業(yè)務部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
�、鄯哺鳂I(yè)務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀要。
④各業(yè)務部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務聯系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。
(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后,按批準權限的規(guī)定呈送公司領導簽發(fā)。經領導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件,辦公室秘書應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現文件丟失、必須及時
查明原因和責任者,并如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的.報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
(9)業(yè)務部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
1、凡上級和外單位發(fā)來的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經理審閱后,再送公司領導批閱。
2、經公司領導批閱的文件,綜合部要及時收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門接文件后,要當日閱辦,并根據領導批示及文件要求,主動辦理。屬于各部門聯合承辦的,主辦部門要主動做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。
5、各部門在文件承辦后,要將辦理結果寫在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經理簽批后可以復印留用。
7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關會議收到會議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。
公司文件管理制度11
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的.文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質及時修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷毀
經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度12
一、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
二、適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
三、定義
1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
2、受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4、外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
四、職責
1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
2、各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3、文件編制、審批、發(fā)布的權責
�。�1）各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。
�。�2）管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
�。�3）人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的'審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
五、文件分級分類
文件分級
1、一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規(guī)范等。
2、二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務規(guī)范管理等方面的文件。
3、三級文件：各職能管理、服務規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關技術文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
4、四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。
六、文件編號、標識與控制
（一）文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
�。ǘ┪募臉俗R與控制
1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;
2、長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
3、一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
七、文件編制、審核、批準和發(fā)布
�。ㄒ唬�、行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業(yè)務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。
�。ǘ�、文件歸檔、發(fā)放、保管
1、文件歸檔
(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
2、文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量，填寫發(fā)放編號，并由領用者簽名。
(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
3、文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續(xù)。
八、文件的更改與回收作廢
�。ㄒ唬�、文件更改
(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調性，必要時相關的文件應進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時應進行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現文件的問題，提出文件更改意見。
（二）、文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
�。ㄈ�、外來文件管理
外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
�。ㄋ模⒈Ｃ芪募墓芾�
1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
2、保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：
�。�1）文件密級發(fā)放、傳閱范圍
�。�2）絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象
�。�3）機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象
�。�4）秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
附件：
《公司內部業(yè)務便簽》
《文件審閱簽發(fā)單》
《受控文件清單》
《文件發(fā)放登記表》
《文件更改/評審單》
《文件銷毀(留用)記錄表》
《外來文件清單》
公司內部業(yè)務便簽
□通報□指示□通知□批復
□協(xié)調□請示□報告□接洽
給(TO)：日期(DATE)：年月日
由(FROM)：□請回復(REPLY)□請歸檔(FILE)
標題(SUBJECT)：
內容(MESSAGE)：見下文
(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)
_____(部門)
_____年_____月_____日
起草人：各部門負責人審簽：
分管領導審簽：
總經理審簽：
文件發(fā)放記錄表
編號：
序號文件名稱文件編號接收部門份數簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門
編制：年月日
文件更改/評審單
編號：
文件編號
文件名稱
更改原因：
更改內容：
評審結論：
評審人員：
編制：年月日
文件銷毀(留用)記錄表
編號：
序號記錄名稱記錄編號發(fā)放
日期回收
日期數量原因
編制:年月日
外來文件清單
編號：
序號文件名稱備注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
編制：年月日
受控文件清單
編號：
序號文件名稱文件編號版/次備注
編制:年月日
文件審閱簽發(fā)單
編號：
擬文部門
擬稿
核稿
文件名稱
文件編號
文件內容摘要
文件發(fā)放范圍
(擬文部門填寫)主送：董事長□總經理□
抄送：行政人事部□財務部□營銷部□項目部□
擬文部門負責人意見：
擬發(fā)簽字：
法務部意見：
審簽：
分管副總意見：
審簽：
公司
總經理意見：
審簽：
簽發(fā)
日期
公司文件管理制度13
第一條 為健全并妥善保管設備技術檔案,明確設備技術檔案管理職責，規(guī)范設備技術檔案管理工作，提高公司設備技術檔案管理水平，依據國家有關法律、法規(guī)和公司設備管理制度，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司設備的檔案管理。內容包括檔案管理的`主要內容，檔案管理的要求等。
第三條 各車間設備管理部門應妥善保管設備技術資料，建立設備臺帳及主要設備、關鍵設備檔案，各車間應建立所管轄范圍內的全部設備檔案。
第四條 各單位應按照公司《設備管理體系相關記錄》的要求逐一建立健全設備管理基礎資料，并結合本單位實際進行補充和完善。
第五條 各單位應逐臺建立健全設備檔案，主要內容應包括：
�。ㄒ唬┰O備一般特點及技術特性(如設備編號、位號、名稱、規(guī)格、技術參數、原值、制造廠家、安裝地點、投產日期、操作運行條件等)；
�。ǘ┰O備檢驗總結報告；
�。ㄈ└綄僭O備明細表；
�。ㄋ模┲卮笕毕萦涗�；
（五）安裝試車記錄；
（六）設備檢修記錄；
�。ㄆ撸┲饕浼鼡Q記錄；
（八）設備運轉時間累計；
�。ň牛┰O備技術改造和更新記錄；
�。ㄊ┰O備故障及事故記錄；
�。ㄊ唬櫥f明表；
�。ㄊ┰O備腐蝕情況及防腐措施記錄；
�。ㄊ┰O備狀態(tài)監(jiān)測及故障診斷記錄；
�。ㄊ模┢渌枰w檔的設備技術資料。
第六條 設備技術檔案管理要求
�。ㄒ唬┰O備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設備管理部門,一并存入設備技術檔案；
�。ǘ└鲉挝粚χ饕O備零部件（潤滑油脂）進行改替代和技術改造等,應按照有關程序進行審批，并及時修訂設備技術檔案；
（三）設備遷移，其檔案隨設備調出,主要設備報廢后,檔案由設備管理部門封存；
�。ㄋ模┘夹g檔案應責成專人統(tǒng)一管理，建立清冊。技術檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化,及時整理填寫。人員變更時，主管領導必須認真組織按項交接。
公司文件管理制度14
為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。
一、文件、資料的來源和范圍
文件、資料的來源有兩種：接收和發(fā)放。
1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。
2、發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。
文件、資料的來源范圍分為：公司內部文件、總公司文件和外來文件。
二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:
本公司對內和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。
2、經營業(yè)務類:
公司規(guī)劃、年度計劃、經營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。
3、人事類:
勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件。
5、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。
6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的'編號首為FNB;總公司財務部發(fā)來的文件編號為SZC;燃氣協(xié)會人事部發(fā)來文件為SWR。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為:
1行政類; 2經營業(yè)務類; 3人事關類; 4政府類；5財務類; 6音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以年月日加十位進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B”代表重要級,“C”代表機密級。“A”一般級文檔包含: 公開發(fā)布的公司經營發(fā)展大綱、經營戰(zhàn)略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。“B”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等�！癈”機密級文檔: 內控的公司經營發(fā)展大綱、經營戰(zhàn)略和經營規(guī)劃、經營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號+（受密級）。
例如: 將總公司辦公室公開發(fā)布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。
四、檔案的保管、調閱與歸還
1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請表》。一般級公司文檔,須填寫《文檔調閱申請表》方可調閱。重要級以上文檔,須經主管領導批準后方可調閱。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱, 須經公司經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。
5、檔案歸還時間為《文檔調閱申請表》上填寫的時間內，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。
五、歸檔保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、五年保存: 根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務票證、票據等按國家相關規(guī)定執(zhí)行。
3、三年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經核定須三年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。
六、檔案的銷毀
1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須部門主管批準后方可銷。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
七、附表的管理
本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。
另附：附表1《文件接收登記表》
附表2《文件移交登記表》
公司文件管理制度15
第一章總則
第一條為了保守國家秘密和xxxx投資集團有限公司(以下簡稱集團公司)的企業(yè)秘密，維護國家利益和集團公司利益，保障集團公司投資、經營、管理工作的順利進行，根據《中華人民共和國保密法》和有關規(guī)定，制定本辦法。
第二條國家秘密是關系國家的安全和利益，遵照法定程序確定在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項；企業(yè)秘密是關系集團公司、所屬企業(yè)及其子企業(yè)的安全和利益，依照一定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項和信息。
第三條集團公司所屬企業(yè)都有維護國家秘密和集團公司企業(yè)秘密的責任，集團公司全體員工都有保守國家秘密和企業(yè)秘密的義務。
第四條集團公司保密工作的主要任務是貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》及省委、省政府有關保密工作的規(guī)定和要求，不斷加強保密工作，確保國家秘密和企業(yè)秘密的安全，維護集團公司的利益。
第五條集團公司保密工作貫徹突出重點、積極防范、內外有別，既確保國家秘密、企業(yè)秘密，又便于各項工作開展的方針。
第六條集團公司綜合事務部在集團公司保密委員會統(tǒng)一領導下，具體負責集團公司保守國家秘密和企業(yè)秘密的工作，并指導所屬企業(yè)的保密工作。
第二章秘密的范圍和密級
第七條根據集團公司的企業(yè)性質和日常工作的特點，集團公司企業(yè)秘密包括下列事項:
(一)集團公司的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃，重大戰(zhàn)略部署和投資決策、經營中的秘密事項；
(二)集團公司年度計劃、未下達的考核及評價指標，未公開的財務數據；
(三)集團公司未公開的重大經營決策以及為決策所提供的資料、數據及其他秘密事項；
(四)有關集團公司及所屬企業(yè)重組、兼并、破產、關閉中涉及的秘密事項；
(五)集團公司重要投資項目的可行性研究、財務分析及涉及投資項目的其他秘密事項；
(六)歷年投資、經營、管理活動中形成的重點科技成果，發(fā)明創(chuàng)造的關鍵技術、工藝、參數，重大科研項目的開發(fā)規(guī)劃等秘密事項；
(七)集團公司重要會議記錄、會議專題報告和重要會議召開之前涉及的秘密事項；
(八)人事檔案、未公布的人事任免、工資分配、人員獎罰方案等事項；
(九)查處重大違紀、審計等案件所涉及的秘密事項；
(十)日常工作中形成的，根據省委、省政府的有關規(guī)定應當保守的秘密事項。
第八條在日常工作中涉及的國家秘密事項，根據有關法律、法規(guī)確定。
第九條國家秘密和企業(yè)秘密按其性質分為絕密、機密、秘密三個等級。
第十條屬于集團公司企業(yè)秘密的文件、資料，應當按規(guī)定標明密級。秘密文件、資料密級和保密期限的確定，由經辦部門或承辦人提出，報集團公司有關領導審批。在辦文結束后，交集團公司綜合事務部保密室存檔。
第十一條已歸檔保存的文件、資料的密級，由保密員根據其內容和保密期限，經有關領導批準后，定期進行調整:
(一)凡已批準對外公開或已超過保密期限，不再需要保密的文件、資料，予以解密；
(二)凡秘密程度已經降低，但仍要在一定范圍或時間內保密的文件、資料，予以降密；
(三)凡隨時間推移，內容需加以保密或限制使用范圍、領域的文件、資料，予以重定密級。
第三章保密措施
第十二條屬于國家秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存和銷毀，應嚴格按國家保密工作的規(guī)定和程序處理:
(一)未經原確定密級的單位確認或者上級機關批準，不得復制、摘轉；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，必須按照國家規(guī)定程序辦理手續(xù)后由保密員或集團公司有關領導指定的人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場地中保存。
集團公司及所屬企業(yè)在對外經濟往來與合作中需提供的文件、資料，內容如涉及國家秘密的，應按有關法律和法規(guī)規(guī)定程序辦理。
第十三條屬于集團公司企業(yè)秘密范圍的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存和銷毀，應按國家保密工作有關規(guī)定和本辦法要求處理:
(一)未經集團公司有關領導批準，不得復制、摘轉；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由保密員或集團公司領導指定人員負責，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設備或場地中保存。
集團公司及所屬企業(yè)在對外經濟往來與合作中需提供的文件、資料，內容如涉及集團公司企業(yè)秘密的，應按本辦法規(guī)定程序報請集團公司有關領導或所屬企業(yè)領導批準。
第十四條舉行涉及國家秘密或集團公司企業(yè)秘密的會議和進行其它具有保密要求的活動，應采取保密措施，并對參加人員進行保密教育，提出具體要求，其正式會議記錄由集團公司保密室保存。
第十五條集團公司根據需要設專職保密員(機要秘書)，負責保密的具體工作。所屬企業(yè)也必須按規(guī)定配置專職或兼職保密員。
第十六條專、兼職保密人員必須具備較強的政治責任感、思想水平和專業(yè)素質，熱愛本職工作，有事業(yè)心和進取心。
第四章保密委員會工作職責
第十七條集團公司設保密委員會，在省保密局和集團公司黨委的統(tǒng)一領導下，指導、部署和檢查集團公司及所屬企業(yè)的保密工作，其工作職責主要有：
(一)貫徹、執(zhí)行黨和國家以及省委、省政府的有關保密工作的方針、政策和規(guī)章制度；
(二)依照《中華人民共和國保密法》，擬定集團公司保密工作的規(guī)章制度和細則，并貫徹落實；
(三)指導、監(jiān)督集團公司及所屬企業(yè)的保密工作，確保保密工作有人管、管到位，責任落實；
(四)結合典型事例，定期開展保密宣傳教育工作，增強全體員工的保密觀念；
(五)定期召開集團公司保密工作會議，總結工作經驗，制定工作計劃；
(六)嚴肅處理失、泄密事件，并根據情節(jié)輕重，提出處理意見；
(七)定期組織保密人員進行業(yè)務培訓，提高保密工作人員業(yè)務素質；
(八)規(guī)劃、指導、實施集團公司現代辦公設備的保密技術和保密措施，監(jiān)督、檢查和落實集團公司本部及所屬企業(yè)計算機、辦公網絡及辦公自動化系統(tǒng)的保密措施；
(九)加強對可能接觸或掌握重大秘密的工作人員的.防泄密、保密教育，完善電話通訊和辦公自動化系統(tǒng)管理的保密制度，努力提高保密技術防范能力；
(十)積極開展調查、研究解決保密工作中出現的新問題；
(十一)積極完成上級交辦的其它保密事項。
第五章獎勵與處罰
第十八條具有以下情形之一的，應當給予獎勵:
(一)長期從事保密工作，維護國家和集團公司的利益，作出較大貢獻的；
(二)在改進保密技術、措施等方面成績顯著的；
(三)在緊急情況下，保護、搶救國家秘密或集團公司的秘密文件、資料的；
(四)同搶劫、盜竊、毀壞、出賣國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料及其物品的行為進行斗爭，以及對檢舉、揭發(fā)，破案有功的。
第十九條具有以下情形之一，根據情節(jié)輕重，給予紀律處分或依法追究刑事責任:
(一)違反保密紀律、玩忽職守、泄露或遺失國家秘密或企業(yè)秘密文件、資料的；
(二)對竊密或重大泄密行為不制止、不斗爭、不報告的；
(三)對揭發(fā)檢舉竊密、失密、泄密的人進行報復的；
(四)利用國家秘密或企業(yè)秘密進行非法活動的。
第六章附則
第二十條集團公司所屬企業(yè)應根據法律有關規(guī)定和本管理辦法的要求，制定本企業(yè)的保密工作管理辦法，報經集團公司批準后執(zhí)行。
第二十一條本辦法經集團公司總經理辦公會議通過后執(zhí)行，由集團公司保密委員會負責解釋。
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