關(guān)于時(shí)間管理的進(jìn)展報(bào)告

關(guān)于時(shí)間管理的進(jìn)展報(bào)告 （中國(guó)大學(xué)網(wǎng) unjs.com）　　先說1句廢話：時(shí)間就是生命，渡過一分鐘，其實(shí)就是渡過一分鐘的生命，過一天，其實(shí)就是消耗了自己一天的生命。一天有效時(shí)間是50%，那么生命質(zhì)量其實(shí)也就只有50%。我們要研究如何擴(kuò)充生命的長(zhǎng)度，另一方面，要如何利用已有的生命，后者可能更重要。 　　時(shí)間管理竟然是今年我最關(guān)注的主題，因?yàn)�，時(shí)間不大夠用啊，大腦已經(jīng)遙遙領(lǐng)先于執(zhí)行，竟然給我構(gòu)思了需要一輩子去做的事情。下面放一些資料，作為參考使用，以后再分享我的實(shí)踐心得和具體案例經(jīng)驗(yàn)： 　　A部分：用Excel做時(shí)間管理 　　在網(wǎng)上找了不少時(shí)間管理的工具，比如：Make Life Organized(MOL),MonkeyGTD，Google Calendar等等。這些工具雖然都很先進(jìn)，但是操作和學(xué)習(xí)起來都比較復(fù)雜。 　　用來用去，找不到一個(gè)順手的好工具，而且學(xué)習(xí)起來很頭疼。于是，不思進(jìn)取的懶毛病上來了，索性用Excel自制了一個(gè)時(shí)間管理工具，基本上體現(xiàn)了GTD（Get Things Done，把事情干了、讓事情被干了....）時(shí)間管理思路，而且最重要的是非常簡(jiǎn)單，使用起來很方便！ 　　獨(dú)樂樂不如眾樂樂，將自己制作的工具與大家一起來分享，希望對(duì)大家有點(diǎn)幫助，也希望借此機(jī)會(huì)與學(xué)習(xí)時(shí)間管理的朋友進(jìn)行交流。 　　這個(gè)Excel文件是一個(gè)空白模板，其中包括了每周計(jì)劃，每天計(jì)劃和每月計(jì)劃。下面對(duì)軟件的特點(diǎn)和使用方法進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹： 　　1）每周計(jì)劃的基本界面 　　每周計(jì)劃的界面，如下圖所示： 　　 　　通過標(biāo)簽可以在不同計(jì)劃之間方便的切換。 　　任務(wù)在這里按照重要程度分為4類。另外還有一個(gè)特殊任務(wù)列表，表示那些能夠產(chǎn)生明顯改變的行動(dòng)計(jì)劃。 　　2）每日計(jì)劃的基本界面 　　每日計(jì)劃的界面，如下圖所示： 　　 　　每日計(jì)劃分兩個(gè)大的區(qū)域： 　　左邊的是進(jìn)度管理區(qū)，用于控制每天的工作進(jìn)度和時(shí)間，這里每行為30min。 　　右邊的是任務(wù)分類區(qū)，用于設(shè)定每天的工作任務(wù)，并對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行分類。 　　3）應(yīng)用實(shí)例 　　這個(gè)軟件工具的最大特點(diǎn)是非常實(shí)用，也非常簡(jiǎn)便。下面結(jié)合實(shí)例說明： 　　比如要制定下一周的工作計(jì)劃，先將Excel文件拷貝一份，在新文件上開始編輯。 　　以一周中的一天來詳細(xì)說明操作步驟： 　　步驟1) 發(fā)散思考 　　根據(jù)一周計(jì)劃，列舉出一天中需要做的事情，操作步驟如下圖所示： 　　 　　步驟2) 任務(wù)規(guī)劃 　　將記事本中的工作按重要等級(jí)復(fù)制/粘貼到Excel表中的任務(wù)分類區(qū)，操作步驟如下圖所示： 　　 　　步驟3) 排定時(shí)間 　　選中任務(wù)分類區(qū)的某項(xiàng)任務(wù)，利用復(fù)制/粘貼（Ctrl+C和Ctrl+V）到Excel表中的進(jìn)度管理區(qū)。 　　很快就能排好每天各個(gè)時(shí)間段需要做的事情。 　　步驟4） 執(zhí)行情況檢查 利用步驟3）類似的操作，將任務(wù)執(zhí)行情況填入到執(zhí)行那一列。 　　步驟5）寫每日小結(jié)，在表上任意地方寫吧，很方便。 　　通過上面的介紹，相信大家對(duì)該軟件已經(jīng)有了初步的了解。如果感興趣，不妨下載試用一下，如果有什么問題或好的建議請(qǐng)與我聯(lián)系！ 　　另外，有兩本關(guān)于時(shí)間管理的書值得推薦，分別是：《盡管去做》和《要事第一》 　　B部分：[轉(zhuǎn)]時(shí)間管理工具的經(jīng)驗(yàn) 　　我使用 Tracks 作為時(shí)間管理工具已經(jīng)有三個(gè)月了，感覺相當(dāng)不錯(cuò)。最近和部分同事、朋友聊天時(shí)，感覺時(shí)間管理問題還困擾著蠻多人的，因此，推薦一下。 　　 　　做時(shí)間管理之前，我推薦先看看德魯克的《卓有成效的管理者》。無論你希望好好管理時(shí)間、管理自己或者是管理一支團(tuán)隊(duì)，這本書能給你最樸實(shí)而有效的建議。--我建議，不單看，而且按照書中的建議試著做。 　　我，包括我身邊的朋友，在時(shí)間管理上通常的困境是： 　　1、每天都很忙，但不知道在忙什么--或者說，忙完以后，沒什么成就和成就感； 　　2、總是在救火--都在處理重要且緊急的事情，并且看起來這些事越來越多； 　　3、習(xí)慣于處理最容易和簡(jiǎn)單的事，但復(fù)雜困難的事情，會(huì)拖很久很久； 　　使用 Tracks，能夠讓我： 　　1、分析自己時(shí)間的利用情況； 　　之前我在文檔方面花的時(shí)間太多了，在技術(shù)操作方面也是如此，在管理和溝通上，花費(fèi)的時(shí)間卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。 　　因此，最近做了些調(diào)整--文檔工作量降下來了，不過，一些技術(shù)活兒，卻是愛好，暫時(shí)不好改。 　　 　　我的生活習(xí)慣顯然還不太好，晚上還有可能睡得比較晚： 　　 　　還是應(yīng)該盡量早睡早起，在每天開始的時(shí)候做計(jì)劃，每天晚上審視完成情況。 　　2、看清自己最拖拉的事情是什么，如果實(shí)在不適合自己做，就交出去； 　　3、不會(huì)把重要的事情拖成重要且緊急； 　　上回拉著歐陽幫我們做培訓(xùn)的時(shí)候，他問大家：重要、緊急、重要且緊急、不重要不緊急的事，先做哪個(gè)？ 　　很多人選擇重要且緊急。 　　單次來看，這么選是沒錯(cuò)。 　　但長(zhǎng)遠(yuǎn)看，為什么會(huì)總在救火？是不是因?yàn)樘幚碇匾�且緊急的事件時(shí)，我們又把一件件事情由重要拖成重要且緊急？ 　　4、有點(diǎn)兒成就感； 　　我承認(rèn)，我有蠻強(qiáng)的虛榮心的，所以，看著自己做完的工作列表，心里多少有那么些滿足感 ;) 　　使用 Tracks 時(shí)，我對(duì) Project 和 Content 的分類，或許能供你參考： 　　最后提醒一下，再好的工具，也只是工具，如果你不在意，不堅(jiān)持，它就一點(diǎn)用處也沒有。 C部分：[轉(zhuǎn)]時(shí)間管理工具的經(jīng)驗(yàn)-2 為什么要進(jìn)行時(shí)間管理： 屠格涅夫說：等待的方法有兩種，一種是什么事也不做地空等，另一種是一邊等，一邊把事情向前推動(dòng)。 　　與其將時(shí)間耗費(fèi)在無意義的消磨等待中，而在事務(wù)纏身時(shí)手忙腳亂疲于應(yīng)付，不如隨時(shí)對(duì)自己的時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃管理。 　　如果將一小時(shí)看做獨(dú)立的60個(gè)一分鐘，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這一小時(shí)中能完成的任務(wù)量大大增加。 　　10000小時(shí)/墨菲定理/二八法則，引導(dǎo)我們更有計(jì)劃地支配和使用自己的時(shí)間。 　　如果不能讓每一秒都創(chuàng)造出價(jià)值，毋寧讓我去死 我會(huì)倍感壓力與慚愧。 　　我選擇時(shí)間管理工具的標(biāo)準(zhǔn)： 1.使用成本低，操作快速便捷。 　　2.功能強(qiáng)大，適合折騰，能夠根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行個(gè)性DIY。 　　3.非公開，可設(shè)置隱私權(quán)限；可共享，選擇共享對(duì)象。 　　我使用的時(shí)間管理工具： 　　1.Blackberry + Google Sync 　　 　　經(jīng)典的組合�？赏�步聯(lián)系人的資料以及日歷信息。優(yōu)勢(shì)是隨手可得（一般而言Blackberry在以我為圓心的半徑一米內(nèi)隨手可得），在缺乏電腦的環(huán) 境下記錄方便。一般被我用來記錄讀書后獲得的行動(dòng)靈感，或是在課堂記錄作業(yè)任務(wù)等。另外看電視時(shí)有什么精彩節(jié)目的預(yù)告，我也會(huì)用BB記下，絕不錯(cuò)過好節(jié) 目。 　　此外BB的鬧鐘也是我常用的。 　　2.Google Calendar 　　 　　主要用來系統(tǒng)地進(jìn)行每天、每周或某一階段的時(shí)間整理。最經(jīng)典的應(yīng)用是將一學(xué)期的課程（時(shí)間、教室、任課老師的姓名）輸入，并設(shè)置提前1小時(shí)+提前5分鐘的SMS提醒。經(jīng)過上學(xué)期的實(shí)踐證明，這種方式非常有效。我從未上課遲到，而忘記教室門牌號(hào)的情況也久不復(fù)發(fā)了。 　　我還添加了China Holidays、歷史上的今天、語錄三個(gè)公共日歷。此外 Contacts birthdays 這個(gè)新開放的日歷功能，允許你將Google聯(lián)系人的生日添加為一個(gè)單獨(dú)的日歷表，是個(gè)非常貼心非常人性化的功能，自然也要加上。 　　另再推薦今天發(fā)現(xiàn)的一款叫做Twistory的應(yīng)用，允許你將Twitter上的Tweets添加到日歷中的對(duì)應(yīng)時(shí)間點(diǎn)上，實(shí)現(xiàn)了LifeStream的功能。 　　http://twistory.net/ 　　3.Gmail 　　又是Google的產(chǎn)品，G社你是想壟斷我的人生么？ 　　Gmail的GTD功能，我是這么開發(fā)的： 將網(wǎng)絡(luò)的部分任務(wù)以Email形式發(fā)送到自己的郵箱（好處是可以實(shí)現(xiàn)富文本，并且借助Google的強(qiáng)大功能可以實(shí)現(xiàn)更多玩轉(zhuǎn)方式）。所有處理完的郵件，統(tǒng)統(tǒng)Archive掉，保證Inbox干干凈凈。 　　開啟Gmail Labs里Superstar（超級(jí)星標(biāo)）工具，允許添加多種星標(biāo)形式，每一種自己規(guī)定個(gè)代表的狀態(tài)。例如我將綠色的鉤作為包含賬號(hào)信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)確認(rèn)郵件的標(biāo)記，感嘆號(hào)作為高權(quán)重事務(wù)的重點(diǎn)提示。（Labels標(biāo)簽也能實(shí)現(xiàn)這種作用，只是文字不太直觀） 　　黑莓上收到的重要短信，可以復(fù)制并發(fā)送到Gmail。 　　我在Blogger上開辟了一個(gè)個(gè)人記事本，并且激活綁定了郵件發(fā)表日志的功能。因此我可以隨時(shí)通過黑莓或PC端，將簡(jiǎn)單的文字日志通過Gmail發(fā)布到墻外的Blogger上，與老外交流分享。 　　Gmail的Task與Google Calendar的Task是聯(lián)通的，二者保持一致。 　　4.腦袋+筆記本兒 　　在好記性、爛筆頭都拼不過電子設(shè)備的今天，擔(dān)心大腦機(jī)能退化、手寫功夫下降的我，還是殘存了一些使用傳統(tǒng)方式記事的習(xí)慣。被動(dòng)地讓機(jī)器來提醒你，雖 精確甚至萬無一失，但總會(huì)讓我覺得自己變成機(jī)器的附庸，不利于形成主動(dòng)的習(xí)慣。事實(shí)證明，傳統(tǒng)方式在時(shí)間管理方面的效率，絕不亞于電子產(chǎn)品，更有利于事務(wù) 的拓展和腦力的激蕩，讓事情的完成更具彈性和創(chuàng)造力。 　　D部分：月光博客的心得 本文主要講的是工作方法的一個(gè)重要內(nèi)容-時(shí)間管理，并且介紹了一個(gè)使用Google個(gè)性化主頁來進(jìn)行時(shí)間管理的簡(jiǎn)易方法。前一陣我們公司的相關(guān)時(shí)間管理的培訓(xùn)給了我很大啟發(fā)，促使我將這個(gè)好觀念介紹給更多的人，同時(shí)結(jié)合我自己使用的Google工具來實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理的方法，如果你想改善自己的工作效率，那么請(qǐng)繼續(xù)往下看。 　　時(shí)間管理的理論知識(shí)我就不介紹了，市場(chǎng)上關(guān)于這方面的書非常多，相關(guān)的培訓(xùn)也很多。簡(jiǎn)而言之，時(shí)間管理是就是如何更有效地安排自己的工作計(jì)劃，掌握重點(diǎn)，合理有效地利用工作時(shí)間，其本質(zhì)是管理個(gè)人，是自我的一種管理。時(shí)間管理的方法是通過良好的計(jì)劃來完成的。 　　時(shí)間規(guī)劃 　　提高工作效率最關(guān)鍵的部分是規(guī)劃。規(guī)劃你自己的工作計(jì)劃和過程，充分利用有限的時(shí)間，這是高效完成自己工作的有效方法。 　　時(shí)間規(guī)劃一般分為長(zhǎng)期規(guī)劃和短期規(guī)劃，一般可以在年初制定本年計(jì)劃，月初制定月計(jì)劃，周一制定周計(jì)劃。每天的工作計(jì)劃一般也可以預(yù)先制定，但是由于工作內(nèi)容的復(fù)雜性以及臨時(shí)隨機(jī)任務(wù)，每天的計(jì)劃會(huì)非常難以管理。 　　時(shí)間規(guī)劃的難點(diǎn)是一天時(shí)間的規(guī)劃和分類，一天一共24小時(shí)，除了上班時(shí)間外就是個(gè)人業(yè)余時(shí)間，上班時(shí)間的工作一般是一些日常工作或者臨時(shí)任務(wù)，而業(yè)余時(shí)間則是思維期，一些事情可以吃飯睡覺都在想，這些事情一般不

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